档案专业基础
第一部分档案概述
基本要求：
了解：档案的形式，档案的种类，档案的作用
熟悉：档案定义的表述与含义
掌握：档案的形成条件，档案的本质属性，档案的价
一、档案的定义
(一)档案定义的表述
(二)档案的形成条件
(三)档案的形式
(四)档案的本质属性
二、档案的种类
(一)公务档案与私人档案
(二)历史档案与现行档案
(三)文书档案、科技档案与专门档案
(四)中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案
与旧政权档案
三、档案的价值
(一)凭证价值
(二)参考价值(情报价值)
(三)对档案真实性的辩证理解
(四)实现档案价值的规律性
1、档案价值的扩展律
2、档案价值的时效律
3、档案价值的条件律
四、档案的作用
档案的定义
国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录；
进一步表述为，档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的供保存备查的，且具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息；四个方面：
第一，档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的；
第二，档案是保存备查的文件；
第三，档案内容的记录方式和载体是多种多样的；
第四，档案是原始的历史记录。
档案的形成条件
一是办理完毕的文件才能作为档案；办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文术处理程序；
二是对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存；
三是按照一定规律保存起来的文件，才能最后成为档案；
总之，档案是处理完毕的具有查考价值的、集中保存起来的文件。
档案的形式
档案的形式基本上包括两个方面，档案信息的载体材料、信息的记录方式。
一、载体材料
1、甲骨档案
主要集中于商代，现保存的甲骨，多为盘庚迁殷到纣亡的273年间的遗迹；其文字是用铜刀或石刀刻在坚硬的龟甲兽骨上；到周代甲骨逐渐成为残迹，是历史发展的必然；
2、金石档案
金文是铸刻在金属鼎彝器上的一种铭文，也称钟鼎文，一般指冶铸在青铜器上的文字，古人称铜为金，因又称钟鼎文为金文；并非一切带有文字的铭器都是档案，以记事为主要目的的或主要起记事作用的钟鼎文，保存下来，才具有档案性质；钟鼎文的鼎盛时期在西周；
石刻档案殷很少，西周尚未发现，东周以后逐渐增多，“石鼓文”是我国现存最早的较有系统内容的石刻文字记录；
金石档案，现在还包括铁券、金册等一些金属载体形式的档案，多是王朝对有功臣官和有关首领人物的册封；
3、简牍档案
商周直至东晋，多用竹片和木板撰写文书与保存档案，通常称作“简册”、“简牍”、“简书”等；
这种形式取材和书写比较容易，编写篇幅比较灵活，也较便于保存和传递，但对普通的竹木材料，也需要一番制作的功夫；
4、缣帛档案
与简牍几乎同时产生的还有缣书帛书，兼指文书、档案和书籍，用来书写一些较为重要的文书，其材料轻便柔韧、剪裁灵活，传递和保管都比较方便；
5、纸质档案
东晋太尉恒玄曾下令改用“黄纸”；
6、音像档案
也称为声像或视听档案，是指机构和个人在各种社会活动中形成的记录声音或影像的档案，可分为视觉、听觉、视听综合等不同形式，包括照片、影片、唱片、录音带、录像带等。
7、电子文件（电子档案）
是伴随着计算机技术的发展产生的一种新型文件，通过数字计算机进行操作、传递和处理的文件，特征有信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的可变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性以及信息的可操作性等。
档案的本质属性
档案是人们在社会实践活动中直接形成的原始性信息记录，对以往社会实践具有直接的原始记录作用，所以“原始记录性”是档案的本质特性，是档案区别于其它事物尤其是相邻事物的独一无二的本质所在；但是这一本质并不表现的很固化，而具有相对性、动态性特点；
档案不同于一般的历史遗物，它是以具体内容反映其形成机关或人物特定活动的历史记录物，具有很强的纪录性，所以档案具有很强的记录性；
档案不同于一般的信息资料，它是特定的形成者在当时当地直接使用的有保存价值的文件，不是事后编写或随意收集的材料，因而具有原始性的特点；
档案兼具原始性和记录性区别于其他资料。
档案的“原始记录性”从根本上决定其管理方法的基本取向，即对档案的管理方法不论怎样简便、有效，均不能伤害档案的本质特性，只能充分实现其对以往历史事实的原始记录价值为轴心；
第一，档案是历史的真迹，必须保持它的特性，才能充分发挥他的效用。
第二，档案与图书资料、文物，既有性质上的区别，也有某些联系。档案部门着力管好档案同时也要收藏与档案有关的资料，辅助档案馆藏提高利用。
综上所述，原始记录性是档案的主要特点和本质属性，档案工作者必须掌握档案的性质，根据档案的不同来源、内容和形式的特点，进性科学管理。
档案的一般属性：知识属性和信息属性；
档案信息具有原始性和回溯性。
公务档案与私人档案
这是从档案形成领域的公、私属性角度对档案进行分类认识所形成的两个相对概念，主要可解决档案的归属所有权问题；
公务档案：是指人们在公务活动中形成的档案，其形成主体主要是公务机关或其它社会组织；具体实存形态主要是过去的公务文书，如法律、法规、行政公文等；主要被各级各类档案机构收藏；
“公有档案”的概念大于公务档案；
私人档案：是指人们在私人生活中形成的档案，其形成主体主要是私人个人；具体实存形态主要是日记、文稿、账单、票据、笔记、信函等私人文书，散存于个人手中；“私有档案”的概念大于私人档案；
“中间地带”即私有组织（企业事业单位）的档案究竟应算是公务档案还是私人档案；
公务档案不能仅仅理解为国家公务机关的档案，将其界定为社会组织即法人形成的档案更准确，而国家公务（政权性）机关形成的且被保存在各级国家机构的档案为“公共档案”更恰当些；
公务档案与私人档案的实质可进一步明确为组织（法人）在其活动中和个人在其活动中形成的档案；
历史档案与现行档案
这是从档案形成时间的早晚以及档案作用角度对档案进行种类划分形成的两个相对性较强的概念，二者之间没有清晰严格的界限，但其理论认识意义比较深刻，使人们认识到档案不仅有现实作用，而且具有精神文化作用等；
历史档案：指形成时间较早，离现在较久且主要起历史文化作用的档案；
现行档案：指形成时间较晚，离现在较近且主要起现实性查考作用，即对人们的现实工作、生活依然具有实际作用的档案；
文书档案、科技档案与专门档案
文书档案：实际上是指行政管理档案，即在社会的行政管理活动中由各种行政性或曰政治性公文（如请示、批复、决定、决议、法规、法律等等）转化成的档案，其实质是突出强调了行政性或曰政治性档案在档案大家族中的主导地位；
科技档案：是指人们在科技、生产活动中形成的由单纯业务性的科技文件材料转化成的档案，如图纸、设计任务书、科研报告等等；它不时人类自我管理活动的记录，而是人类面对自然进行科学研究、进行物质生产活动的记录；
专门档案：是指除文书档案和科技档案之外的，所有在专门活动中形成的档案，它具有极强的自我独立性和规律性；
中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案和旧政权档案
我国档案行政管理机关从行政管理角度，将归国有的全部档案划分为三种档案类型，即：
中华人民共和国成立后的档案：是指1949年10月1日中华人民共和国成立之后，在中国形成的归国家所有的档案；
革命历史档案：又称革命政权档案，指1949年10月1日中华人民共和国成立之前，由中国共产党及其所领导的军队、政权、企事业单位、社团等社会组织及个人所形成的归国家所有的档案；
旧政权档案：是指1949年10月1日中华人民共和国成立之前，除了革命历史档案之外的所有归国家所有的档案；
档案的凭证价值
档案是历史的真凭实据，它的这种可资为凭的特性，构成了档案的基本价值之一－凭证价值；
档案的凭证价值是档案不同于和优于其它各种资料的最基本的特点，是由档案形成过程及其结果的内容和形式特点来决定的；
首先，从档案的内容看，它是从当时当事直接使用的文件转化来的，并非事后为使用另行编写的，因此它客观地记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据；
其次，从档案的形式特征来看，文件上保留着真切的历史标记，是档案原始性、真实性的印记；
档案的情报价值
档案是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠的广泛的可资参考的特征，构成了档案的又一基本价值－情报价值
档案记录了历史活动的事实和经过，也记录了人们在各种活动中的思维过程，所以能给人以互有联系的系统的广泛的情报信息；其情报价值体现在不同层次的档案集合体中：
首先，体现在一个档案馆（室）以致国家档案馆网的档案材料中，
其次，体现在一定数量文件的单元组合中；
再次，体现在同一文件的不同稿本或同一稿本的修改墨迹中；
对档案真实性的辩证理解
至少有两层面的含义：
一是，档案的内容若没有失实、歪曲、作伪之处，那么在对同一历史事实均有记载的各种信息中是最真实、最可靠的，因其是直接的原始记录，是第一手的原生信息，但不能将其与其所记录的历史事实本身混为一谈；
二是，档案有失实、歪曲、作伪乃至伪造之处，那么其失实、歪曲、作伪乃至伪造这一客观事实也恰恰是有档案这一实存形态来予以记录、固化并示之世人的，它依然有其另一意义上的真实性与可靠性，它还是反映了档案形成者的认识水平、本来意图或欺骗活动，从这一意义上看，档案只要其自身存在就没有“假”的，而都是“真”的，“假”的也是“真”的。
总之，在日常管理中，特别是在提供利用方面必须审慎从事，予以控制，加强咨询，以便合理的发挥档案应有的作用。
实现档案价值的规律性
（一）档案价值的扩展律
由于档案具有原始记录性、内容与版本的唯一性等特点，档案的价值是可以扩大和发展的，它的扩展具有一定的规律性，可称为档案价值的扩展律；
1、由于价值主体扩展而导致的价值规律扩展
这是指随着时间的推移，可能与档案发生关系的人群逐渐扩大，档案利用者契机需求的范围成拓宽趋势，导致档案价值的扩展；原因：档案作用从形成机关扩展到全社会及档案机密程度的递减；
2、由于档案作用性质的变化而导致价值扩展
呈现出档案价值的多元性特征；不仅用于与其相应的活动，而且可以发挥多种作用，有些甚至超出档案形成者的预想；
了解档案的价值扩展律，对于处理好档案管理中当前与长远、局部与整体、保密与开放的关系具有科学的指导作用；具体表现在：
一是，正确认识单位内部档案机构和公共档案馆的服务方向和职能定位；内部档案机构一方面要服务本单位，促进档案第一价值的实现，同时要积极积累具有长远利用价值的档案，为档案的第二价值的实现创造条件；公共档案馆要采取各种措施，扩大服务范围，促进档案价值的扩展；
二是，确定合理的归档、移交时间，建立合理的馆藏结构，以适用不同时期档案价值实现的特点和要求；
三是，在档案鉴定工作中以全面的历史的发展的观点来分析档案的价值，避免片面性；
四是，坚持正确的保密观念，对具有保密要求的档案采取相应的保密措施；同时制订和实施降密、解密制度，根据客观实际情况的变化适时地调整档案密级，降密解密扩大利用范围；
五是，树立服务观念，依法积极开放档案资，促进档案工作由封闭型、半封闭型向开放型转变，更合理地更广泛地开发档案信息资源，为社会各方面服务，研究不同时期档案的利用领域，适时推进档案价值的合理扩展；
（二）档案价值的时效性
是指档案对社会的有用性是有时限的，某些档案在一定时期内对利用者是有价值的，超过这个时间限制后降低或丧失了价值；这一规律可称为档案价值的时效律。
一是，档案与利用者需求之间关系的时效性；
二是，档案价值形态的时效性；
了解档案价值的时效律，有利于档案工作者以辩证的思维认识时间对于档案价值的影响，正确判断不同档案的时效性，不失时机地开发档案信息资源，积极提供利用，防止本应被适时利用的档案因提供过晚丧失部分或全部价值。
（三）档案价值的条件律
档案的利用是档案价值产生和实现的中介和必要条件。
档案利用活动的可能性、广泛性及其效果取决于一定的条件；当档案没有为利用者提供有用性时，它的价值是潜在的；在一定的条件下，档案被利用者有效利用，产生社会效益或经济效益，它的潜在价值才能转化为现实价值，各种条件对于价值实现的影响被称为档案价值实现的条件律；
一是，社会环境
社会制度、国家有关法规、政策、政治经济形势等对于档案利用需求，档案机构可能提供档案的程度有很大的制约作用，从而对档案价值关系的形成和实现具有直接的影响；
二是，社会档案意识
人们对档案的认识水平以及社会上对档案的普遍认识程度可称为“社会档案意识”；
社会对档案的需求程度以及档案工作者能够满足需求的程度与社会档案意识密切相关，社会档案意识对档案价值实现的影响主要表现在：
第一，档案利用需求 第二，档案利用政策 第三，档案服务观念
三是，档案管理水平
其高低直接影响到档案管理部门提供档案服务，满足社会需求的能力以及利用者获取所需档案信息的可能性；如作好利用者可以方便、顺利地获取档案信息，满足已有的需求，还可能诱发新的利用动机，扩大社会档案需求，促进档案价值的实现；
档案的作用
行政管理的查考凭证 生产建设的参考依据 政治斗争的必要工具 科学研究的可靠资料宣传教育的是动素材 维护国家、集体和个人利益的法律保证
（一）行政作用
档案是各级各类机构、社会组织行使职能、从事管理活动的真实记录，对于该机构、地区乃至国家工作人员察往知来，保持政策、体制、秩序、工作方法等的连续性、有效性，以及决策的科学性具有不可或缺、无可替代的凭证和参考作用，这种作用可以称作资质作用或行政作用；
档案是一个政府借以完成其工作的基本行政工具，是政府机关赖以建立的基础；可以保证机关的决策、管理上的连续性和科学性；通过对档案的利用和分析，有助于对现实工作和未来发展作出准确的判断，实现对人、财、物、信息等资源的有效管理，达到优化资源配置的目的；充分发挥档案的作用，有助于计划和决策的科学化，有利于提高工作效率和管理水平；
（二）业务作用
档案在每一个业务领域中都发挥了重要的凭证和参考作用，成为业务活动的信息支持和保障；
档案记载了各行各业运营、发展的有关情况、成果、经验和教训，是以往业务活动的记录和继续开展业务活动的条件；
在各行各业形成的档案不仅可以维持业务活动的正常进行，有时还可以产生明显的社会效益和经济效益；
（三）文化作用
主要是指档案是人类创造的一种宝贵的精神文化财富，以及对于人类社会文化的积累、传播、发展与进步所发挥的各种功能；档案是民族文化的重要体现、是历史文化的积累和传承的手段、是文化创新的基础；
（四）法律作用
是指档案在解决争端、处理案件等活动中所发挥的证据作用；它是档案凭证价值的集中体现；
一方面，在政治斗争、军事斗争、经济斗争、外交斗争，解决领土争端等方面，档案的法律作用表现的十分突出；
另一方面，档案在维护国家、集体、个人合法权益方面的法律作用也十分突出；
（五）教育作用
古人立档有直接或间接的目的，一方面反映了中央集权制的封建政权在政治方面的需要，另一方面也是所谓文化－文治教化的需要；
在社会教育的素材中，档案以其独特的历史性、直观性和原始性，成为宣传教育的重要材料；
利用档案举办展览、开展演讲报告等多项宣传教育活动，可以突破各种限制，尽可能地扩大受众面，让更多的人了解真相、接受历史教育；
第二部分档案工作概述
基本要求：
了解：档案工作的概念和内容
熟悉：档案馆(室)的性质与任务，档案工作的性质
掌握：档案工作的基本原则，
一、档案工作的概念和内容／
二、档案工作的性质
三、档案工作的基本原则
四、档案馆(室)的性质与任务
(一)档案馆
1、档案馆的定义、性质、基本职能和具体任务
(二)档案室
1、档案室的定义与性质
2、档案室的作用与任务
(三)档案行政管理机构
1、档案行政管理机构的定义、性质和基本职责
2、档案行政管理机构的具体任务
(四)新型档案机构
1、文件中心的含义与类型
2、档案寄存中心的含义与性质
3、档案事务所的含义与性质
档案工作的概念和内容
档案工作概念：是指档案室和档案馆所从事的档案业务工作，即用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务。
档案工作：广义上应包括档案管理工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作、档案国际合作与交流工作等。
（一）档案管理工作
档案管理工作：是指用科学的原则和方法管理档案，为国家各项事业服务的工作；基本内容包括：档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、统计和利用服务。我国长期以来将档案管理业务分为“六个环节”或“八个环节”。
1、档案收集工作
为解决档案的分散形成与集中利用之间的矛盾；
2、档案的整理工作
为解决档案的零乱与管理和利用的系统化之间的矛盾；
3、档案的鉴定工作
为使有保存价值的档案能够得到有效保管，并发挥最大作用，以满足社会利用需要；
4、档案的保管工作
为解决档案自然寿命的有限性与社会长远利用需求之间的矛盾；
5、档案的编目与检索工作
为解决档案馆藏体系的单项线性排列与社会多样的和变化的利用需要之间的矛盾；
6、档案的编辑与研究工作
为满足社会多样的和广泛利用档案的需要，需要对档案进行研究，汇编出版各种档案参考资料；
7、档案的统计工作
为掌握档案工作的基本情况，分析档案工作的规律性，提高档案管理的水平，需要对档案和档案管理的状态进行数量观察和分析研究；
8、档案的利用工作
为满足社会实际利用档案的需要，需要通过各种方式和方法，向用户提供档案材料；
档案管理的各个环节，实际上可以划分为两个基本的组成部分，即档案基础工作和档案提供利用工作；前者为后者创造条件，后者则反应前者的成果，同时也向前者提出新的要求。
（二）档案行政管理工作
是以国家各项建设事业的需要为目标，对全国以及地方档案工作进行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导的活动；目的是不断调节档案事业系统的内部和外部关系，促进档案事业的发展，为国民经济和社会发展服务。
（三）档案教育工作
1、我国档案教育工作的历史与现状
开始于20世纪30年代，40年代有了一定的发展。
1952年中国人民大学档案专修班的成立标志新中国档案教育事业的正式创立。
2、档案教育结构
宏观上看包括高等教育、中等教育、在职继续教育和社会教育四部分。
（四）档案宣传工作
含义是向人们传播档案、档案工作有关信息、思想，从而影响人们行为的过程，目的是通过宣传动员、教育和激励档案工作，使者使他们积极投身于档案事业的建设和发展；
档案宣传工作的内容包括：宣传档案 宣传档案工作 宣传档案人员
档案宣传的形式：口头宣传、运用大众传播媒体、档案陈列与展览、档案专业报刊、档案网站。
（五）档案科学研究工作
包括档案科学的基础理论、应用理论、应用技术的研究。
（六）档案国际合作与交流
主要是通过参加国家档案组织的活动、国家间双边档案工作的交流与合作和国际档案学术交流与合作等形式展开的。
档案工作的性质
是指档案工作区别与其它事物的内在规定性。
档案工作就其本质来说，是管理档案和开放档案信息资源为社会各项社会活动服务的工作，是一项管理性、服务性、科学性文化性与政治性的工作。
1、档案工作的管理性
因档案工作的具体对象－档案本身具有的原始记录性，这决定档案工作始终应以维护和确认档案的原始性作为基本任务，使其有别于其它的各类管理工作；
具体而言档案工作的管理性主要表现在三个层次：
第一，档案工作是一项管理档案的专门业务；
一定意义上档案工作实质上就是档案管理工作，管理的目的是开发档案信息资源；
第二，档案工作是信息资源管理的重要内容；
档案工作是信息资源管理工作中的一员，而且因其管理对象的独特个性、基本管理理论与管理方法上的自成体系，决定档案工作在信息资源管理工作中具有其它信息资源管理活动无法替代的功能与作用；
第三，档案工作是社会管理活动的组成部分；
在我国机关档案工作和国家档案工作分别是机关管理工作和国家事务管理系统不可缺少的组成部分，从系统论的观点看，档案工作这一相对独立的管理系统是处于不同层次和规模的更大管理系统之中；
2、档案工作的服务性
档案工作对生产力的发展和社会的全面进步有不可低估的作用，但它不直接生产物质财富，不直接从事国家管理、科技研究文艺创作等活动；而是通过提供档案为社会实践服务来推动生产力发展与社会进步，档案工作实现自身价值的这种特殊途径，决定了它是一项服务性工作；
服务性是档案工作的基本属性，是档案工作赖以生存和发展的基本原因，不同层次类型的档案工作如果不能实现服务目标，就会失去存在的条件和发展的基础；
档案工作是提供档案信息为社会服务的特殊性服务工作，服务性是档案工作的客观属性之一，档案工作者应充分认识档案工作这一属性，努力创造档案信息服务的新形式，实现档案管理的知识服务，从为而加快我国社会信息化进程做出贡献；
3、档案工作的政治性
档案工作是一种社会现象，在阶级社会中体现着一定的阶级关系和阶级利益；
服务方向是其政治性的集中表现、机要性是其表现之一；当然在强调机要性的同时，必须正确处理档案的保密和利用者之间的关系；
4、档案工作的科学性
是一项为科学研究和科学管理工作提供必要条件的工作；
档案工作实践中包含着特殊的规律和丰富的科学内容；
档案工作要运用大量现代化管理科学的内容和信息技术；一是管理组织、管理方法的新变化可能引发档案学基础理论的新发展，二是，对档案工作组织管理的科学化也要运用现代管理科学的理论与方法；
5、档案工作的文化性
档案工作，特别是档案馆工作在人类社会文化中的作用决定了其具有很强的社会文化性，《档案馆通则》中明确规定档案馆是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心，其文化性主要表现在：
第一，档案是社会文化的组成部分，档案馆具有保存历史文化遗产的作用；档案馆积累和保存档案就是保存历史文化遗产，是对历史文明的肯定；档案馆在坚持和保持社会文化的统一性和完整性的过程中发挥着极其重要的作用。
第二，档案馆具有传播社会文化知识与信息的作用；
第三，档案馆具有社会文化教育的作用；
第四，档案馆具有发展科学文化的作用，有必要对档案所记载的科学文化知识进行研究和开发，这是档案馆积累、传播文化功能的扩展和延伸；
档案工作的基本原则
1987年9月5日第六届全国人大常委会第22次会议通过的《中华人民共和国档案法》第五条规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用”。
1、全国档案工作实行统一领导、分级管理的原则
这既是我国社会主义制度所决定的，又是档案工作发展的客观需要，它是我国档案工作的组织原则和管理体制；具体包括三方面内容：
第一，国家档案按规定分别由各级各类档案保管机构集中管理；
现阶段我国存在的三种档案所有权即国家所有、集体所有和个人所有，按照档案法的有关规定采取不同的管理方法，国有的要移交进行统一管理；至于集体所有和个人所有的档案管理问题，《档案法》第十六条规定：“集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保存”。
第二，全国档案工作在各级人民政府领导下，由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理；
统一管理：指国家档案行政管理机关主管全国档案工作，对全国档案工作实行全面规划和统筹安排，制定统一的档案法规和业务标准，提出统一的方针政策，进行业务指导和监督。
分级管理：指县级以上各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案工作，可按照国家有关档案工作的统一规定和要求，结合本地区的情况，制订本地区的档案工作规划、制度和方法，并对本地区机关、团体、企事业单位和其它组织的档案工作进行指导和监督。
分专业管理：指中央各级专业主管机关在国家档案行政管理机关的指导下，针对本专业的特点，制定本专业系统档案工作的规划、制度和办法，对本系统的档案工作进行指导和监督，保证国家有关档案工作的方针政策在本专业系统的贯彻执行。
第三，对党政档案和党政档案工作实行统一管理；
2、维护档案的完整与安全
是档案工作的基本要求，只有维护档案的完整与安全，才能维护党和国家历史真实面貌，才能充分发挥档案的作用。
第一，维护档案的完整
包括档案材料收集齐全和整理系统两个方面。
收集齐全：指凡有保存价值的档案，都应尽量收集齐全，实现一个单位直到一个国家真正有保存价值的档案的完整；
整理系统：指凡有保存价值的档案，必须按照它的形成规律，组成有有机联系的整体；
第二，维护档案的安全
包括档案的实体安全和内容的安全两方面。
实体安全：指在管理上和技术上采取相关的措施，使档案不受损坏，尽量延长档案的寿命；
内容安全：指对机密档案和需要控制利用范围的档案实行严格的管理，确保机密档案不丢失、不泄密、不超范围扩散；
3、便于社会各方面的利用
便于社会各方面对档案的利用，满足社会对档案的需要，这是档案工作的根本目的。
它是检验档案工作效果的重要标准，也是保证档案工作得以发展的重要条件，是对档案工作基本原则的发展，它体现了我国档案工作改革开放的精神。
我国档案工作基本原则的三个组成部分，是辩证统一的有机整体。
统一领导分级管理是核心，没有其组织保证就不可能会有档案的完整与安全，便于社会各方面利用的目的也很难实现；
维护档案的完整与安全是手段，如无则不可能有档案的方便利用；
便于社会各方面的利用是目的，离开了这个根本目的，维护档案的完整与安全也就失去了意义和方向。所以，应全面了解和贯彻实施档案工作的基本原则。
综合档案馆的定义
是党和国家的科学文化事业机构，是永久保存档案的基地，是科学研究和各方面利用档案史料的中心。是统一保管党和政府机关档案的管理部门，它既是党的机构，又是国家的机构。
综合档案馆的性质
综合档案馆的科学文化事业性质，主要表现在以下几个方面：
第一，从管理对象上看，它管理的是历史上政治、经济、军事、文化和科学技术活动的记录，是一种重要的历史文化遗产和精神文化财富；
第二，从活动方式和工作成果看，档案馆的工作是一项研究型的工作。不仅仅是收藏历史档案的“库房”，而且还进行编史修志、汇编各种研究成果，并通过多种方式提供利用，外国不少国家将档案馆列为科学研究机关，对其工作人员的四肢提出了很高的要求；
第三，从职能上看，不仅肩负科学管理档案的重任，而且致力于社会化的服务工作，在繁荣国家文化事业，促进社会进步和建设社会主义精神文明中具有重要作用；
综合档案馆的基本职责与具体任务
基本职责：集中统一管理党和国家需要长远保管的档案和有关资料，维护历史的真实面貌，为实现社会主义现代化建设和历史的长远需要服务；
基本任务：一是，接收和征集本级机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理；
二是，通过多种方式积极的开展档案资料的利用工作；
三是，参与编史修志；
档案室定义
是各机关（包括团体、学校、工厂、企业、事业单位等）统一保存和管理本机关档案的内部机构，是整个机关的组成部分，是属于机关管理和研究咨询性质的专业机构，又是机关的机要部门之一；从全国档案工作来说，档案室是国家档案工资组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。
档案室的性质
档案室作为全国档案工作体系中最基层的档案业务机构，主要表现出三方面的性质：
第一，档案室是机关的内部组织机构，是机关为适应档案管理的自身需要建立的一种专业组织，从事本单位内档案工作的组织管理及档案的保管与提供利用工作，它具有对本机关的依附性；
第二，档案室是保存档案的过渡性机构，不是永久保管档案的基地，有向国家档案馆移交档案的义务；
第三，档案室的主要任务是服务本机关，实现档案对机关日常管理工作的现实作用；
档案室的作用
一方面，档案室是机关内具有参谋和咨询作用的部门，它是机关工作的助手，为机关管理和机关职能活动提供必要的档案信息支持；
另一方面，档案室是全国档案工作的基础，是国家档案不断补充的源泉，为档案馆工作创造有利条件；
档案室的任务
基本任务：集中统一地管理本机关各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为本机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料；
具体任务：对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督；负责管理本单位的全部档案和相关资料，并积极组织提供利用；定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交；
有一些档案室还具有一定的档案业务监督、指导和检查的职能；据此可将档案室分为两种类型：一是单纯的档案保管机构，二是具有双重职能的档案室，负责对本系统和直属单位的档案工作进行监督、指导和检查。
档案行政管理机构定义、性质
如各级档案局、处等，是党和国家指导和管理档案工作的部门，既是党的机构又是国家的机构；
档案行政管理机构基本职责：
在统一管理党政档案工作的原则指导下，分层负责地掌管全国档案事务，对全国档案工作进行监督、指导和检查。
档案行政管理机构具体任务：
第一，拟定档案工作的规章办法，建立国家档案工作制度，制定档案工作的发展规划；
第二，指导和监督各机关、部队、团体、企事业单位的档案工作，规划和筹建档案馆，在业务上指导档案馆工作；
第三，研究和审查有关档案保存价值、档案保管期限的原则和标准，监督和审议有关档案的销毁问题；
第四，组织和指导档案工作业务经验的交流、档案干部的专业教育和档案科学研究工作；
第五，组织和参与档案工作的国际交流；
文件中心含义，
是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构，它的设置一般不象档案室那样隶属于一个文件形成单位，而是按地区按系统建立的介于文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性档案管理机构。
背景，最早诞生于第二次世界大战时期的美国，由于文件激增，美国军事部门创建了新型的文件管理机构－文件中心，把使用次数不多，但又必须保管一段时期的文件集中放在造价较低的专门库房，1950年的《联邦文件法》以法令的形式肯定了文件中心这种新型管理机构。
效仿美国的文件中心建立的有，文件中心、中间档案馆（德国）、过渡性档案馆（英国）等；
文件中心的类型：
政府性文件中心，由政府拨款建立的，为政府机关服务的非营利性文件管理机构，
商业性文件中心，由有关机关或个人创办的一种营利性档案管理机关，为工商企业或个人提供现代化的文件存储设施、科学地文件管理和高效的文件服务，不属于国家档案管理系统之列，但它执行国家档案行政管理部门的相关管理标准。
档案寄存中心含义，
是指国家综合性档案馆设立的，为各类企业、社会团体以及个人提供档案寄存有偿服务的机构，主要接收不具有充分保管条件以及配备档案保管条件成本过高的国有与非国有企业及破产企业、社会团体、个人在工作、生产、经营、生活等各项活动中形成的档案的寄存；在机构设置上一般隶属于某一档案局（馆）领导，并设于档案馆内。
创办背景：随着经济体制改革的不断深入，尤其在国企改革及社会主义市场经济管理对各行各业逐步发生作用的新情况下，档案管理工作中也出现了如下新问题：
第一，在国有企业改革中，国有企业档案存在管理不善乃至无处可归的情况；
第二，非国有企业的档案管理大多比较混乱；
第三，一些社会团体和个人不具备档案保管的充分条件；
性质：是根据市场经济体制下企业、社会团体与个人的需要建立的一种新型档案管理模式。
档案事务所含义，
是指提供档案事务服务的一种商业性档案服务机构。
背景，档案业务量的增加特别是监督指导工作量的增加，使得档案行政部门不堪重负；档案行政管理部门的编制又极少；档案事务所的建立，可以承担大量的档案劳务性工作，减轻档案部门的指导监督工作量过大的压力，使得档案部门集中力量抓好档案馆局的本职工作。
服务范围，非常广泛，包括该行政区域内各级国家综合性档案馆，各机关、团体、企事业单位、乡镇村及公民个人等；
业务范围：开展档案业务的指导咨询，以及各种档案的劳务性服务工作，均为有偿服务；
性质：是独立经营、独立核算、自负盈亏的企业型单位。
档案机构之间的关系
各级各类档案机构之间的关系是：上级档案行政管理机构对下级档案行政管理机构具有业务指导和监督的关系，档案行政管理机构对档案馆、文件中心、档案室等档案业务机构具有业务指导和监督的关系，档案室和档案馆之间具有档案交接关系，文件中心和档案馆之间具有档案交接关系，各级各类档案馆（室、文件中心）之间，均无隶属关系，但有一定的协作关系。
第三部分档案法治与职业道德
基本要求：
了解：档案法律的特点及其与档案行政法规、行政规章的关系，档案职业道德修养， 《档案法》的作用
熟悉：档案行政法规的概念、种类和属性特征，档案行政规章的概念、性质和类型，档案职业道德的特点、含义和内容
掌握：《档案法》的主要内容，《档案法》的属性特征、施行原则和施行方式
档案法律：
档案工作法律，简称档案法律，是指由国家最高权力机关制定的档案事业规定性文件，包括全国人民代表大会和全国代表大会常务委员会制度的关于档案和档案工作的法律行为规范。
特点
直接性，在调整和规范人们的档案管理与信息开发利用等行为方面，具有直接性的特点；
具体性，主要是指档案法律内容方面；
综合性，是指档案法律所提供的调整与档案和档案工作相关的行为的手段并不是单一的，而是包含有行政手段、教育手段、刑事惩罚手段等多种手段具有综合性的特点；
档案法律与档案行政法规的关系：
既有区别又有联系；
档案法律，是国家与人民意志在档案工作领域中的集中体现，是全国人民代表大会及其常委会依据国家的宪法及立法程序制定的行为规范；
行政法规，是国务院根据宪法和法律制定的行政行为规范文件的总称；
二者区别主要有：
一是，制定主体不同；
二是，档案法律具有广泛的行为约束力，它是国务院制定档案行政法规的重要依据，也是目前常见的档案行政法规的渊源；
三是，档案法律所调节的对象具有一般性和普遍性的特征，而档案行政法规所调节的对象则具有一定的特定性和专指性特征；
二者的联系主要有：
一是，两者的制定与实施的根本性目的是一致的，均是为了有效规范和调整档案事业建设与发展中的各种关系，以有利于档案事业的正常工作秩序的建立与维护；
二是，从二者的发展历史看，是相互影响、相互促进的关系，
三是，二者均应在宪法规定的框架范围内制定和实施，不能违背宪法规定的基本准则；
档案法律与档案行政规章的关系：
也有一定的区别与联系：
行政规章，是由国务院各部委、省、自治区、直辖市以及省、自治区的人民政府所在的市和经国务院批准的较大的市的人民政府，根据档案法律和档案行政法规所制定的规范性文件的总称；它从属于档案法律和档案行政法规，或者说是两者具体化的产物，更具特定性和操作性；目前其数量较大、调整的领域也非常广泛。
《档案法》的主要内容
共分六章三十一条，包括总则、档案机构及其职责、档案的管理、档案的利用和公布、法律责任和附则等；
第一章“总则”共五条，包括的内容有：
制定的宗旨；
国家管理档案财富的范围；
国家机关、武装力量、政党、社团、企事业单位和公民都应承担“保护档案的义务”；
各级人民政府对建设和发展国家档案事业应担负的职责，为档案工作的建设与发展发展提供了基本的人财物方面的保障；
我国档案工作的基本原则，使档案工作的组织原则、基本管理制度、档案管理的基本要求及档案工作的根本目标有了坚实的法律依据；
第二章“档案机构及其职责”，共四条
分别规定了国家档案行政部门、单位的档案机构和档案工作人员、国家档案馆的基本职责；规定了档案人员的基本素质要求及对档案工作成绩显著者的奖励等；
第三章“档案的管理”，共九条
基本内容涉及档案立卷归档、移交、利用、鉴定、保管、交换、转让、出卖等方面；
第四章“档案的利用和公布”，共五条
规定国有档案的开放期和档案馆所应创造的开放条件，明确公民和组织利用开放档案的权利；
规定档案馆未开放档案的利用办法；
单位和个人有权优先利用其向档案馆移交、捐赠、寄存的档案，有权对不宜向社会开放的档案提出限制利用的意见，档案馆必须维护这些组织和个人的合法权益；
规定国有档案、集体和个人所有档案的公布权限；
规定国家档案馆对档案史料的编研整理职责；
第五章“法律责任”，共两条
规定对各种违法行为的处罚事项，充分体现了法律的强制性；
第六章“附则”，共两条
规定该实施办法的制定权和批准实行权以及法律的实施具体日期；
《档案法》的基本内容可以据其内容性质划分为：
义务性规范：主要用于规定有关行为主体在处理档案事务方面依法应当承担的相关法律义务；
授权性规范：是指国家立法机关依法规定的有关机关、组织或个人在处理档案事务方面应当享受的权利；
禁止性规范：其所规定的行为和有关事项是完全禁止的；
《档案法》的属性特征
1、《档案法》具有所有国家立法的共性特征－社会性
是针对整个国家和社会的立法，具有广泛的社会基础，内容和实施方面也具有社会性；
2、《档案法》具有一定的纲领性和创建性
1996年修改后的《档案法》所做出的有关规定简明扼要、内容翔实，且富有创建性；
3、《档案法》的民主特性
是在科学地总结了档案工作历史经验和理论成功的基础上创制出来的，也是在改革开放的社会环境中创制出来的；
4、《档案法》的强制性
主要是在保护国家档案方面，国家对属于集体或个人所有的具有国家和社会价值档案有优先购买权以及在特殊情况下的强制收购权、征购权，对违反强制性规范的行为人的处理与制裁方面；
《档案法》的作用
1、《档案法》是建设和发展档案事业的法律保障
为有效地调整和处理档案工作领域中的基本矛盾和关系，提供利原则性的依据，为保证我国档案工作的顺利进行、维护国家档案的完整与安全、调整国家机构集体个人之间在档案事务方面的关系提供了基本的法律手段。
2、《档案法》是进行我国档案法规体系建设的重要依据
其制订吸收了其它有关法律法规的精华，但《档案法》制定完成且生效后又成为制定新的档案法规规章的法律依据；
3、《档案法》是促进我国馆藏档案信息资源开放和利用的有效工具
其在开放和利用方面的原则性规定，为我国的馆藏档案信息资源的开放和利用提供了基本的法律保障；
4、《档案法》是加强我国档案行政工作的法律依据
各级人民政府应严格遵守《档案法》，强化档案行政机构的职能，以便保证我国档案事业的健康发展；
《档案法》的施行
1、《档案法》施行原则
必须坚持“以事实为依据，以法律为准绳，在法律面前人人平等”的基本原则；
2、《档案法》施行方式
基本方式：档案法律的遵守、档案法律的适用；
具体方法：
依法制定旨在强化执法力度的档案管理行政处罚办法等法规性文件；
加强与各有关方面的合作，争取社会的支持；
加强宣传教育，增强社会档案意识；
档案行政法规
档案行政法规，严格的讲是指由国务院根据我国的宪法和法律制定的关于档案行政管理的规范性文件的总称；
含义主要有：
第一，必须由国务院制定或由其批准与公布的；
第二，是一种具有普遍约束力的规范性文件，是针对档案事业中的某一方面的行政管理工作制定的，不是针对档案工作中某一具体问题的处理意见；
第三，依据宪法和法律的有关规定制定的，不得与其相抵触；
种类：全面系统性的、某一方面部分规定性的、某一项工作比较具体规定性的；
属性：权威性和命令性、直接性和现实性、稳定性和动态性；
其制定必须符合档案和档案工作的特殊发展规律与特点；
其制定必须具有历史的继承性与发展性特点；
修改：必须符合有关法律的规定，不能与之相抵触；
档案行政规章
档案行政规章，是指由国务院各部委制定的与档案事务相关的规范性文件的总称；
性质：其从属于国家的档案法律和行政法规、具有普遍或特定的适用性、内部之间协调一致性；
相对于国家权力机关制定的档案工作法律来说其优势：
第一，其制定程序简便，只要不违背相关法律精神就较易通过，使之能较快地适应调整新的社会关系的需要；
第二，内容具有专业性，对专业性问题的解释明显优于档案工作法律，更能反映档案工作的客观实践需要，更为符合档案工作的专业特点和规律；
第三，内容更加明确具体；
档案行政规章与档案行政部门和其它政府行政部门所作的行政决定也有明显不同的特点：
首先，适用范围比具体的行政决定广泛，行政决定是一种具体的行政管理办法，通常仅对特定的当事人或者特定的事务、问题做出决定；
其次，行政效力的时空范围优于具体的档案行政决定，行政决定通常只是一次性适用，既是是同类问题或事情也不能重复使用；
再次，制定程序较之具体的行政决定正式、严格，可有效防止主观随意性，增强其科学性和合理性；
种类：按其制定主体划分为部门规章和地方规章；
按其内容划分为立法性的和解释性的档案行政规章；
按其实际效力和实施性质划分为必须遵照执行的和参照执行的规章；
档案职业道德的特点
鲜明的职业性特征；
存在方式的具体性特征，不同的社会历史环境条件下，不同国度甚至不同行业的档案职业道德均具有特定的规定性；
形成过程的连续性和继承性特征；
档案职业道德（规范）的含义和内容
含义，是指档案工作者在从事档案行政、档案保管和利用服务等项职能活动中，应当遵守的基本行为准则；具有鲜明的时代性与历史性、职业性与具体性、社会性与阶级性等特征，对于进行档案职业道德教育，培养有利于社会建设和发展的道德习惯，形成优良的社会风尚、道德准则等均具有积极意义。
内容：
第一，忠于职守，爱岗敬业
即档案工作者应尽到保护、管理档案的义务，尽到为档案用户提供优质信息服务的职责；档案专业人员应当对档案事业的建设和发展，倾注较之普通公众更多的爱心，全心全意地投入到本职工作中；
首先，保护档案及其相关资料的完整与安全，以确保其作为历史证据的可靠性；
其次，从历史、法律、职能、行政管理等角度，对档案、文件资料进行筛选、鉴定和保管，保持文件之间的历史联系（或原有联系）；
再次，档案工作者在进行文件的整理、保护和利用工作中应当保护档案的证据作用；
然后，档案工作者应确保档案所含信息的连续性；
最后，档案工作者应当对他们从事的工作活动进行记录，并能对其工作进行辩护；
第二，遵纪守法，严守秘密
即应当保守所管理的档案信息内容的机密，增强保密观念，培养良好的保密习惯，并且在档案管理实践中同各种失密、泄密、窃密行为人作斗争；
首先，档案工作者应当注意保护国家的安全利益及集体和公民个人的隐私，不得销毁相关的档案文件信息，尤其是易于更新和消除的电子文件信息；
其次，档案工作者应当珍视国家和社会给予的特殊信任，并在实际工作中不利用其职务之便，为自己或他人谋求私利；
再次，档案工作者应当自觉的养成良好的职业保密习惯；
第三，博学求进，公正服务
提高档案工作者的知识水平、工作能力和专业水平等方面的基本素质，具有较高的文化知识素质及法律知识、专业理论知识、哲学理论知识和现代管理知识等，为合法的利用者提供公正的服务，通过档案专业和其它专业工作人员的合作，促进世界文化遗产的保护和提供利用；
档案职业道德修养
档案职业道德理想和职业道德义务；档案职业道德情感和职业道德行为；
档案职业态度与职业良心；档案工作的职业荣誉和职业尊严；
第四部分 档案信息化建设与电子文件管理
基本要求：
了解：档案信息数字化的含义，档案网站的含义与功能，数字档案馆的含义，电子文件的概念和种类
熟悉：档案信息数字化的主要困难，档案网站建设的问题与对策，数字档案馆与现行实体档案馆之间的关系，电子文件的特点，电子文件的管理原则
掌握：档案信息数字化的内容与原则，档案网站的主要内容，数字档案馆的主要特点，电子文件的管理模式
档案信息的数字化
含义：是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。
原则：
一是，规范性原则
即所有档案信息必须按照规定的技术要求、文本格式和工作标准进行数字化，并尽可能采取通用标准；
二是，安全性原则
在档案信息数字化的过程中要确保档案原件的安全、确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合、确保档案信息内容不泄密；
三是，效益性原则
因其工作面大、耗时耗财，应在充分调研的基础上选择最优的档案信息数字化方案，包括选择最优的工作流程、最合理的技术手段和最适宜的数字化加工设施等；
中心任务：对纸质档案信息进行数字化转换。这是进一步改变其馆藏档案结构的需要，更有利于用网络技术和虚拟技术实现档案信息资源共享和档案信息化建设的关键性环节。
内容：一是，档案目录信息的数字化，其目标是建立档案目录数据库；
二是，档案全文信息的数字化，可采用扫描或OCR（光学字符技术）识别等技术手段；
主要困难：数字化的技术还不成熟且不经济、数字化的对象问题、合作问题等；
档案网站建设
含义：是档案机构在公共信息服务网络上建立的站点，一般以主页的方式提供相关档案服务和开展档案宣传，是档案信息化建设的重要步骤，是档案部门联系社会的重要窗口。
主要功能：
一是，服务功能，即向社会公众提供档案信息的查询服务和传输服务；
二是，宣传功能，可称为档案工作、档案机构和档案职业形象宣传的有效工具；
三是，交流功能，可开辟用户专栏密切档案部门和社会公众的关系，提高管理和服务水平；
主要内容：档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息和档案利用服务信息等；
问题：目标不明确、信息内容不够丰富、访问率低等问题；
对策：在档案行政管理部门的组织下，设立龙头网站、门户网站和样板网站；逐步丰富网站上档案信息；注重档案网站建设的策划设计，配备专门人才等；
数字档案馆建设
含义：利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，重点突出了数字档案馆是在计算机通讯网络上对分布于各地的各种档案信息进行动态搜寻的实质，强调的是在数字档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利，数字档案馆不是一种物理存在的实体，而只是利用网络技术将分布于不同档案机构的数字化档案信息资源，以网络化方式加以互相连接，提供及时利用，实现档案信息资源共享，其实质是形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境。从这一意义上看，数字档案馆不是一种具体的档案馆形态，而是一种无形的信息组织与利用环境。
主要特点
一是，存在方式上不是一种物理存在的实体，而是一种无形的信息组织与利用环境；
二是，运行方式上是存取档案信息的网络化，各类档案机构是数字档案馆环境得以生存的基础，在档案信息数字化处理的标准、实现实体档案馆网络化基础设施的构建与完善、档案信息资源共享中的相关协议上可能会面临困难；
三是，功能定位上主要是对分布于各地的档案信息资源进行动态搜寻来满足档案用户信息需求，其定位是一种基于“存取”为中心；
而实体档案馆是“拥有”即通过收藏档案信息资源以满足本馆用户乃至网络用户的档案信息需求的行为，其积极作用如保证电子信息的可靠性和真实性、为数字档案馆环境中的档案信息“存取”
服务提供数字化档案信息资源保证、可以明确档案信息资源的公布权、处分权、获益权等基本权利归属，维护我国档案信息资源开发利用的良好秩序。
数字档案馆与现行实体档案馆的关系：
一是，现行实体档案馆的馆藏档案是数字档案馆形成的基础；数字档案馆建成后，各级各类档案馆仍应努力加强馆藏建设，以便为数字档案馆提供丰富的档案信息资源保证，同时数字档案馆所提供的档案信息的原生性、真实性和可靠性也必须以现行实体档案馆馆藏的相关档案作为保证；
二是，数字档案馆的出现为现行实体档案馆的馆藏建设提出了新要求，数字档案馆可实现快速远程查询，要求实体档案馆在开展馆藏建设时必须自觉将自己纳入到地区、专业、全国甚至全球的档案信息网络中，使档案馆上网的档案信息资源各具特色、互不重复；
三是，数字档案馆为现行实体档案馆提供了新的管理和服务机制，
数字档案馆把逻辑的、动态的档案信息资源和信息管理系统引进了实体档案馆，在其中构建了一个虚拟的档案信息环境，打破了实体档案馆及其馆藏的物理界限，使档案馆成为在网络上能够灵活、方便地搜寻、选择、连接档案信息资源的动态信息系统，极大地延伸了实体档案馆的档案信息服务能力，能更有效地开展社会化服务。
所以，数字档案馆与实体档案馆之间不是替代关系，而是相互依赖、相互促进的关系。如无实体档案馆则数字档案馆就失去一个重要的信息源泉，没有数字档案馆实体档案馆就不可能突破原有的工作局限，实现更大范围内的档案信息服务。可见，数字档案馆的建设需要实体档案馆作为基础，而数字档案馆的建设也可为实体档案馆的进一步发展提供新的机遇。
电子文件的概念
电子文件是在数字设备及环境中生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网路上传送的文件。
电子文件的两个基本特征：
一是，电子文件由电子计算机等数字设备生成和处理，其信息是以二进制数字代码记录和表示的，因此亦可称为数字文件；
二是，电子文件是文件的一种类型。电子文件具有文件的各种属性，特别是具有特定的要素、作用和效力，是电子文件区别与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。
电子文件的种类
一是按电子文件的信息存在形式划分
划分为：文本文件（文字处理文件）、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、程序文件、多媒体文件、超文本文件。
二是按电子文件的功能化分
划分为：主文件和支持性、辅助性、工具性文件。
三是按电子文件的生产方式划分
划分为：计算机系统中直接生成的原生电子文件和将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录入生成的数字化电子文件。
电子文件的特点
一是信息的非人工识读性
电子文件使用人工不可识读的记录符号――数字代码，只有通过计算机特定的程序解码、解压或解密，使之还原为输入前的状态，人工才能识读它。
二是系统依赖性
电子文件的制作、处理，以至归档后的全部管理过程都必须借助计算机系统才能实现，不兼容的计算机和应用软件在交换使用时会遇到不同程度的障碍。
三是信息与特定载体之间的可分离性
电子文件的信息对原始载体不再从一而终，不在具有物理意义上的固定实体状态，也不在具有固定的物理位置，而是可以在不同载体上同时存在或相互转换，可以根据需要随时改变或扩展、缩小其存储空间。
四是信息的易变性
电子文件信息和特定载体的可分离性导致载体不在具有对信息的固化作用，计算机系统中信息的相对独立性使人们对信息的增删更改十分方便，信息可以在不同载体之间转移，动态文档中的数据不断更新或补充；
电子文件载体的不稳定性有可能造成文件信息的改变，其寿命远远比不上纸质文件，不断更新的计算机也难以兼容所有的存储介质，可能导致信息的失真或丢失；
电子信息技术的发展，可能会导致原有的代码不能被识别，要求将原文件迁移到新的技术环境中，迁移过程中信息的丢失变异不可避免；
五是信息存储的高密度性
随着技术的发展电子文件介质的存储密度还将继续加大。
六是多种信息媒体的集成性
电子文件可以将文字、图形、图像、影像、声音等各种信息形式加以有机组合，称为多媒体文件，能够更加真实地再现当时的活动情况，从而强化文件对社会活动的记忆和再现功能。
七是信息组织的多维性
电子文件中的超文本文件可以为用户提供立体网状的信息组织，用户可以自主地、有选择地通过链接方式浏览相关的信息节点，获取自己需要的信息单元及其组合。
八是物理结构与逻辑结构的分离性
物理结构指文件信息存储于载体上的位置及分布情况，逻辑结构指文件信息的内在关系；纸质文件因其信息和载体的不可分离性，其物理结构与逻辑结构也不可分离，但电子文件内容和信息的可分离性导致其物理结构与逻辑结构的分离性，电子文件的真实性主要是指逻辑结构的真实可靠。
九是信息的可操作性
电子文件中的数字信息不是静态、固态、消极的信息，而是动态、可变、积极的信息。由于信息的易变性，可以方便地改变其存在状态；还可以利用已存在的信息作其他事情。
电子文件的管理要则
一是全程管理原则
就是要从文件产生到永久保存或销毁的整个生命周期中进行全程管理，电子文件的全程管理是一种全面的管理，涉及电子文件的流程、管理规则、管理方法以及质量要求，旨在建立一个涵盖电子文件全部管理活动的管理体制、目标体系、制度体系、程序体系和技术方法体系。
电子文件的全程管理是一种系统的管理，建立在“大文件”的概念基础之上，注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调各项管理内容和要求的无缝链接、系统整合和总体效应；注重充分利用管理系统的各种资源，以知识管理的理念，追求系统软硬件资源和信息资源的最大共享和最大效益。
电子文件的全程管理是一种过程管理，通过过程控制实现结果控制。由于过程的可控性强，过程控制的反馈周期短，因此，对电子文件生成、流转、保管、利用等每一项具体管理活动的实施过程进行监控，便于及时发现和纠正失误，不断调整管理策略。在过程管理中，所有有助于说明电子文件重要属性和有效管理过程的信息都被记录在案，以证实电子文件在管理系统中的运转状况，确保电子文件的管理质量。
以电子文件管理系统对文件流程各阶段的管理和监控为例，系统应对产生于机构内部各个部门及其应用系统中的电子文件进行统一的归口登记，对文件进行分类、鉴定，同时监控和记录针对文件的一切操作，如文件的创建、登记、修改、审核、签署、分发、鉴定、归档、保管以及文件利用史等。对文件进行的任何技术操作，包括存储位置的改变、数据的转载也应该被记录下来。这种全过程的管理、监控和跟踪记录对于证明和保证电子文件的业务有效性和法律证据性有着极其重要的作用。
1994年至1997年，加拿大不列颠哥伦比亚大学和美国国防部在关于电子文件真实性的联合研究项目中提出了电子文件全程管理的框架模式，认为应由以下措施构成电子文件的管理链条：(1)根据预先确定的标准格式和模板编辑文件；(2)根据文件的类型和用途，使用预先确定的方法认证文件；(3)根据用户的资格及其权限，确定他操作及使用电子文件的权力；(4)使用磁卡、密码和指纹识别等方法限制对某些电子文件的访问，以及对某些功能的使用；(5)在系统中嵌入“工作流程”，只向持特定人员传递、呈现有关文件；(6)在系统内设计审计跟踪功能，记录对系统的任何操作及其结果(如文件被修改、删减和增添等)。这一模式已经在北美地区的电子文件管理实践中得到了应用和发展。
二前端控制原则
前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。在这个过程中，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。传统文件、档案管理的特征是分阶段、分环节控制，文件管理和档案管理作为两个相对独立的系统分别运行，文件、档案管理的各种目标和要求被分解到不同的阶段、环节和步骤中。前端控制要求对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在文件形成阶段实现。
在初步建立了电子文件管理系统的机构中，电子文件在业务系统中生成和运转，在电子文件管理系统的辅助下捕获和归档，因此电子文件管理过程的前端就延伸到了业务系统和电子文件管理系统的设计阶段，前端控制的形式也部分转移到业务系统和电子文件管理系统的功能设计中。
前端控制是实现电子文件全程管理的重要保障，这一原则在纸质及其他载体文件、档案管理中是有效的，在电子文件管理中更加重要。
第一，前端控制是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。由于电子文件具有易流失、易更改等特性，文件内容、结构和背景信息出现差错的可能性比纸质文件要大得多，其中很多差错及其造成的后果是不可挽回、不可修复、不可弥补的，即使可能恢复或部分修复也往往需要付出很高的代价。这些差错有的来自系统的缺陷，有的出于管理的失误。针对电子文件“稍纵即逝”的特点，防止失误、控制差错的最佳时机应放在所有可能出现失误和差错的环节之前。把保障电子文件安全、可靠、完整、可读的措施附加于文件形成过程，可以有效地防止电子文件在运行和利用过程中遭受损伤和破坏。例如，机构将电子文件的归档范围和归档要求设计在电子文件管理系统之中，属于该范围的电子文件一经生成就被加上归档标识，使之具有防止非法修改和删除的属性，并生成相应的描述信息，从而确保其安全留存和内容真实。
第二，前端控制是优化管理功能，提高管理效率的科学理念。电子文件管理系统不应是对手工管理流程的简单模拟，而应该本着更科学、更合理、更有效的原则构建一体化的新流程，以便减少乃至消除文件、档案管理全程中各个管理环节的重复、疏漏和抵触，从而达到功能合理，效率最高。前端控制是新构建的文件管理流程的重要特点，对改善管理功能和效率具有明显的作用。
在对电子文件生命周期的全过程通盘规划的基础上，把某些分散在各个管理环节的，带有一定重复性的作业提前实施，可以有效地减少重复作业和滞后作业，最大限度地提高作业效益。例如，凡是可能在文件形成的同时生成的元数据(包括描述文件内容、版本、文件生成环境、存在状态等方面的信息)均在当时及时采集、存储下来，文件形成时尚无法生成的文件运转、保管、利用等方面的信息则进行实时追加。所有元数据均为一次采集，全程使用。这种元数据采集方式与各管理环节独立采集相比，工作量大为减少，有效地防止了重复采集中的信息误差，并且保证了元数据的完整齐全、真实可信。又如，把电子文件的版本控制、备份措施、鉴定复审、利用权限等管理要求设计在电子文件管理系统之中，由系统自动实施，可以确保各项管理措施及时、准确、到位。
三集成管理原则
集成管理是指对管理要素的科学重组。电子文件的集成管理是将与电子文件生成，运行、保管等管理活动有关的要素进行合理的互连与组合，形成具有要素群结构的管理体系的过程。集成管理可以增加管理体系的功能度，因精密组合而减少疏漏，提高可靠性；可以增加相关作业的密集度，因减少重复而降低功耗，提高管理效率。
集成管理是全程管理思想的延伸和深化，它要求不仅关注文件流，也要关注与文件流相关的业务流，关注其他信息流的统筹兼顾、功能整合，鲜明地体现了开放式、集约化的管理理念。具体说来，电子文件的集成管理主要包括以下三个方面的内容；
第一，文件流与业务流的集成。文件是组织履行职能、从事业务活动的重要手段，从一定意义上说，文件流是业务流的记录和反映。因此，文件流与业务流的结合程度应该是衡量电子文件管理质量的一个重要标准。如果文件管理与业务流结合得好，可以降低组织日常运行成本，提高工作效率，并确保文件价值的实现；如果结合得不好，则会降低文件对业务活动的支持作用，妨碍业务活动的顺利开展。文件流与业务流的集成思想不仅应体现在组织的电子文件管理理念、管理政策和管理方法之中，最终应体现在组织电子文件管理系统对电子文件流与业务流的一体化整合上。电子文件管理系统应支持本单位的文件运转流程和业务流
程，在确保文件完整、安全、准确的同时，保证文件运转和业务流程的顺畅、周密和高效。
第二，文件流与其他信息流的集成。文件只是组织全部信息的一部分，任何单位在日常工作中都还会接收、运行、保管和利用各种各样的非文件信息，如参阅信息、内部管理信息、统计信息、宣传信息等。文件信息和非文件信息在内容上有互补性，在管理流程和技术上有许多相通之处，集成管理就是要打通它们之间的可通之处，连接它们之间的可连之处，实现最大限度的信息共享和知识挖掘。
文件流与其他信息流的集成必须满足以下条件：信息规范、标准，有明确的定义、标准的格式和要求；信息之间的关系界定清晰；信息处理程序明确统一；信息处理、利用权限明确，安全保密措施到位；信息处理平台高度集成等。
第三，文件流内部管理活动的集成。长期以来，我国纸质文件管理实行的是“分阶段十分环节”的管理方式，即先划分为文件管理和档案管理两个阶段，各阶段中再划分若干个管理环节，每个环节相对独立，界限清楚。信息技术的介入使这种管理方式的不适应性日蔬明显：一是对原有管理流程的解析显示出作业的不合理分割和交叉重复；二是电子文件的技术特征要求实行前端控制，即将以往的“后工序”提前至文件形成阶段，这使文件管理流程改造成为必需。为了达到优化电子文件管理，提高组织工作效率的目的，电子文件管理的各项具体业务应该并可能根据其内在关联性而得以整合或集成，如归档与整理、鉴定、著录的结合等。
四动态管理原则
动态管理是指对电子文件全程加以监控，以动态适应性管理措施实时应对电子文件生成、运转、利用过程中发生的变化和对管理工作提出的新要求，以保证管理目标的实现。
就存在状态而言，电子文件与纸质文件最大的不同之处在于它的不稳定性，而管理者的基本责任是要确保电子文件的永久真实、长期可读。从动态中寻求恒久，从多变中保持不变，这是电子文件管理面临的重要挑战之一。
纸质文件载体对信息的固化使得各项管理措施有了稳定的管理对象，并可以比较稳定地发挥作用。如文件一旦生成就确定了它的基本形态，这种形态本身就可以证实文件的真实可靠，所有的保护措施都是在延长这种形态的稳定。而电子文件自身及其生存环境总是处于不断的变化之中，必须采取相应的管理措施以应其变：与文件生成有关的软硬件系统的升级不断要求对电子文件实施迁移；为了证实电子文件信息的真实性，需要跟踪记录文件在生成、传输、利用：迁移等过程中产生的信息；实时记录和动态维护电子文件中数据的动态链接关系；针对相关业务流、其他信息流的变化，不断调整文件流程及其管理措施等。总之，如果把纸质文件的管理特征归结为“以静制静”的话，那么电子文件的管理就是“以动制动”，即以改变文件存在状态及存在环境，不断追加背景信息等手段来获得完整、真实与可读的电子文件，实现文件管理的目标。
五注重效益原则
效益就是投入产出比，成功的管理应该有助于提高该项活动的效益。组织在电子文件管理中要注意对其全过程的投入产出比进行分析，以此评价电子文件管理系统或管理过程的效益状况，力求使效益最大化。
电子文件管理活动的效益既有经济方面，可以量化的；也有社会、文化等方面，不易量化的。经济方面的如系统开发、运行与维护费用；文件保管与迁移费用；通过有效的电子文件管理而减少的文件制作、传输费用；通过利用电子文件提高工作效率而增长的业务收益；通过利用电子文件获取信息而减少对新业务活动的资金投入等。非经济方面的如对工作效率和质量的影响；机构证据的留存；文件文化价值的实现等。
与纸质文件管理相比，电子文件管理中对成本和效益的关注尤其突出，这主要来自两个方面的原因：一是电子文件管理的投入可能比纸质文件管理要大得多，尽管电子文件的高密度存储可以节省大量的存储空间，但是开发与维护电子文件管理系统的投入却可能大大超过纸质文件管理系统，对电子文件的动态保护要比纸质文件的静态保护难度更大，成本更高。二是信息化过程中各种组织更加注重信息资源的效益问题。因此在电子文件管理系统的设计、开发、使用和管理活动中要追求合理的投入产出比。
电子文件管理的效益原则一般体现在管理政策、保管模式的选择、软硬件配置、管理流程设计等诸多方面。在这些方面既要考虑当前的支出和收益，也要考虑未来的日常支出和长远效果。注重效益原则不是单纯的成本核算，还应包括对电子文件管理目标、管理质量、管理理念的综合考虑。
电子文件的管理模式
(一)机构内部电子文件的管理模式
电子文件与纸质文件的不同特点，导致了管理上的一系列变化。各国档案工作者在研究电子文件管理方法的同时，也在积极、慎重地探索着电子文件的管理体制与模式。这一问题对于电子文件的管理效率和质量有着直接的影响。
电子文件产生和首先使用于全国各种类型的机关、企事业单位，地区性、全国性电子文件管理系统是以这些组织机构的电子文件管理系统为基础建立的。搞好机关、企事业单位电子文件的科学管理，不仅对于本单位信息流的合理控制和有效利用具有明显的实际意义，而且对于电子文件时代建立完整可靠的社会记忆，推动整个社会信息化的进程也具有重要的基础作用。
由于业务范围、电子文件种类、内容的差异，不同机构电子文件的具体管理模式可能不尽相同，但各个机构都应该对以下两方面的问题给予足够的重视。
1．对电子文件实行统—管理
目前，我国大部分机关将电子文件转换成纸质文件，经正式签署后归档保存，原电子文件保存在各形成部门，没有归档，处于分散保存状态。也有一些机关。企事业单位将归档纸质文件和电子文件分别归口到档案部门和信息技术部门。这两种做法都有明显的缺陷。机构内部各部门或文件形成者个人主要看重的是电子文件在处理现行事务当中的作用，由他们自行管理电子文件往往出现短期行为，而且管理不规范，做法不统一，造成机构对这些电子文件的失控。信息技术部门统一管理机关电子文件，常常把电子文件现同于一般的电子信息，主要着眼于技术管理，而不能从现实和历史的结合上全面把握电子文件的价值和联系性，对其真实性、完整性、长期可读性的保障措施不够得力，因而无法达到留存真实完整的社会记忆，确保其行政有效性和法律凭证性的管理要求。电子文件和纸质文件的分口管理可能造成两种文件内容和管理方法上的不一致，为日后的查找利用带来困难。
《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GBHl7678．1—1999)和《电子文件归档与管理规范》(2001年修改稿)中都明确规定机构内部的电子文件、电子档案应该由文件、档案部门归口管理，机关文件、档案管理部门可以通过建立统一的管理系统，制定和推行统一的管理制度等措施，对本机关的电子文件实行统一管理、统一开发利用，这对于保证电子文件信息资源的完整安全和有效利用，降低管理成本以及文件流程与机关业务流程的协调运行，都有明显的优越性，同时对于机关文件、档案部门扩展职能，提升地位也会产生积极的影响。
机关文件、档案部门对电子文件实施管理的实质是统筹规划，统一控制，并不一定强求形式的划一，尤其是在现阶段可采用与本机关情况相适应的管理形式。暂不具备集中保管电子文件条件的机关档案室，可先对各部门电子文件的归档范围、管理方法及执行的标准作出规定，并定期进行监督检查，待条件具备再实行集中保管；有的机关设有专门的计算机站、信息中心等机构，有专职的技术人员和良好的电子文件保管条件，机关档案室可根据文件、档案工作的要求与该机构共同研究制定电子文件的管理办法，亦可委托其代为负责电子文件的物理控制，由档案部门行使对电子文件实行逻辑控制的职能。
2．实行文件、档案一体化管理
在计算机信息系统中，文件与档案的界限难以截然分清，电子文件的大量出现及其长久保存的需要将促使多年来提倡的文件、档案一体化管理进入实质性阶段。电子文件的全程管理和前端控制都是孕育和植根于这种一体化管理模式的管理策略。事实上，将电子文件和电子档案分而管之，无论在理论上还是实践中都是难以成立的，在对电子文件的全程管理中，计算机软硬件的配置、网络和节点的规划、文件格式和数据库结构的确定以及索引的编制等都需要从文件形成阶段开始统筹设计，电子文件的归档、整理、鉴定、著录、生成元数据等大量的“档案管理性工作”也需要在文件的形成或运转阶段进行，因此，电子文件管理必须
选择文件、档案一体化模式。
电子文件、档案一体化管理的最佳实现方式是建立功能涵盖电子文件生命周期全部管理活动的电子文件管理系统。在建立系统的条件不成熟时，可以通过对现有办公自动化系统或档案管理系统的改造来促进一体化的进程。这种一体化绝不是文件管理与档案管理的简单相加，‘而是在全程管理和前端控制原则指导下对整个管理流程的重构。根据具体情况，有些单位还可实行包括情报、资料在内的电子信息一体化管理。
从理论上说，文件、档案一体化管理不仅仅是机构内部对处于现行、半现行期电子文件的管理模式，而应该包括处于非现行期的电子档案。也就是说，一体化的口径应该设定在电子文件生命周期的从始至终。档案馆对电子档案的管理要求也应该渗透到机构电子文件管理体系之中。
(二)档案馆电子文件的管理模式
对于失去现行效用的电子文件的保管模式问题，目前在国际档案界尚未达成共识，加拿大哥伦比亚大学和美国匹兹堡大学提出了两种具有代表性的管理方案，即由档案馆集中保管和由各机构分别保管。这两种方案分别得到了一些国家学者和档案管理机构在理论上践上的支持。
1。集中式保管模式
哥伦比亚大学的方案与纸质文件的管理方案十分接近，认为电子文件的保管需要经过两个阶段：第一阶段，文件的生成机构使用文件，并通过一些方法(如工作程序和技术手段)来保护文件的可靠性和真实性；第二阶段，文件生成者将失去现行使用价值的文件移交档案馆，由档案馆进行整理、编目和长期保管。提出和支持这一方案的主要理由是，文件形成机构和档案馆的职责不同，机构不承担为社会保管非现行文件的任务。文件生成机构保管电子文件主要是出于业务活动的需要，当文件进入非现行阶段后，机构很可能会失去这种动力，对这些电子文件缺乏足够的重视和投入，从而产生保管不力的后果。而档案馆作为永久保存
档案的基地，能为电子文件的安全提供全面保障。文件形成机构和档案馆各司其职，有利于对文件实施完整有效的控制，保证文件的可靠性和真实性。美国、加拿大、英国、北欧等一些国家原则上赞成这一方案，主张将失去现行效用的电子文件移交各级档案馆集中保管，这些国家的档案馆已经正式接收了一些机构移交的电子文件。
2．分布式保管模式
匹兹堡大学的方案主张文件形成机构应该自始至终保管自己的电子文件，而不是将进入档案阶段的电子文件移交档案馆．档案相对于北现行电子文件的保管进行指导和帮助，并具有一定的控制权。澳大利亚莫纳西大学的弗兰克·厄普沃德和苏·麦克凯米什等学者也是分布式保管的积极倡导者。他们的理由是：电子女作具有系统依赖性，技术和资源的有限性使得档案馆不可能保管所有机构的文停，特别是一些需要专门软硬件才能阅读的文件，主要的困难来自技术支持方面。如果档案馆安装和保管各机构电子文件的运行设备，建立与之相同的技术环境，其成本很高，管理工作十分复杂，档案馆很可能会因为资金和技术上的困境而难以有效管理好这些需要长久保管的电子文件。而形成机构能够胜任电子文件的技术维护。实践这种方案的典型是澳大利亚。1995年，澳大利亚档案馆出版了一个小册子{管理电子文件——共同的责任0，该册子颁布了澳大刮亚电子文件管理的基本制度，提出由联邦机构产生的电子文件不应集中在国家档案馆内集中保存，而应保存在产生这些文件的联邦机构内，这种管理制度就是“电子文件的分布式保管”。澳大利亚档案馆认为，将电子文件保存在产生它的软硬件环境中，可确保电子文件的形成、采集和长期维护。电子文件的管理与档案部门曾经采取的传统管理手段在许多方面截然不同，其载体的保管不再是管理工作的重点，电子文件管理的关键在于识别、控制与可存取以及对电子文件价值的维护。此外，澳大利亚《档案法》第27条也相应作出规定：档案馆并不要求联邦机构将具有持久价值的电子文件的载体送交档案馆保存，当电子文件保留在产生它的部门时，应由档案馆对这些电子文件进行登记，并加以控制。据此，澳大利亚档案馆和联邦机构就电子文件的生成和保管方式达成一致，并进行合作。档案馆负责制定相关的政策、标准和提供范例，联邦机构在其指导下对自身生成的电子文件进行长期保管。只有在两种情况下，档案馆才保管机构的电子文件：
第一， 电子文件形成机构即将或已经撤销，而且没有其他机构继续承担其职能；
第二，档案馆与某机构达成协议将代为保管其电子文件。
在上述两种方案的基础上，有人提出采用集中式和分布式相结合的折中办法，即如果将来出现一种解决电子文件软硬件依赖性的技术方法，那么机构可以在档案馆的指导下，结合自身的需要，对电子文件实施“自由进馆原则”。
事实上，不管采用何种保管模式，档案馆都在总体上控制着电子文件资源，分布式保管并不是放任文件形成机构自由地保存电子文件，档案馆同样要提出明确的要求，开展具体的指导。在这里，“保管”更多地包含“控制”的意思。机构内部的电子文件归档方式存在着类似的情况，反映在档案部门的任务由实体保管向资源控制发展的趋势。物理归档方式具备了集中保管的要素，档案部门实实在在地掌握归档文件：而逻辑归档方式则是分布式保管的雏形，档案部门不实际拥有文件资源，但能够监控其管理和利用情况。
我国目前主要关注机关、企事业单位电子文件的管理工作，尚未深入研究一个地区乃至全国电子文件的管理模式。国家档案局牵头研制的国家标准《电子文件归档与管理规范》(2001年修改稿)中指出，“电子文件归档后按有关规定移交至档案馆等档案保管部门，作为电子档案进行集中保管”。一些研究人员和档案馆在现行档案管理体制的框架下，开始探索档案馆集中保管具有永久保存价值的电子档案的途径和方法。
档案馆对电子文件的管理和控制模式涉及因素多，实现难度大，需要充分的理论论证和技术支持。由于各国文化传统、档案管理政策、体制、技术等方面的差异，在一定是期内可能保持多种模式并存的局面。而信息技术的发展，网络环境的成熟会不断对此提出新问题和解决问题的方案。在探索符合中国国情的档案馆电子文件管理模式时，应该充分吸收国际上各种管理模式的合理因素，尊重电子文件的形成规律，遵循电子文件的管理原则，并与机关、企事业单位电子文件管理要求及管理系统设计统筹考虑。
第五部分 外国档案管理
基本要求：
了解：文件管理的含义与文件管理职能，外国档案馆
熟悉：外国档案的利用和开放，外国档案事业管理体制
掌握：文件生命周期理论，文件中心，外国档案鉴定理论与标准，外国档案的整理原则
文件生命周期理论
1、文件生命周期理论的内涵、形成和发展
英文为“thecycle of records”；
1950年，美国的马勃斯在第一届国家档案大会上提出了文件生命周期的“三阶段论”，即文件的现行、暂时保存和永久保存三个阶段的理论；这一理论正好与文件的保管场所－办公室、文件（档案）中心和档案馆相吻合和相对应；
80年代开始，国外的学者完整系统研究文件生命周期，发表了一些颇有深度的论著；
有1982年阿根廷的档案学者曼努埃尔·巴斯克斯发表的《文件的选择》和1987年的《文件生命周期研究》，是全面系统论述文件生命周期理论的代表作；
2、文件生命周期的划分
第一种划分是根据文件的现行、半现行和非现行形态把文件生命过程划分为三阶段；其中前两个阶段是文件阶段，后一个阶段是档案阶段；
第二种划分是根据文件的作用将文件的生命过程划分为三个阶段即：文件承办形成阶段、文件的行政用途阶段、文件的历史阶段；其中第一阶段是文件阶段；后两阶段是档案阶段；
第三种划分是按照文件的存留地点分成三个阶段即：在筹办单位存留阶段、在文件中心存留阶段、在档案馆永久保存阶段；
第四种划分是按照文件的管理程序将文件运动过程划分为四个阶段即：文件的形成阶段、文件的使用与维护阶段、文件的鉴定和选择阶段、文件的档案管理阶段；
文件生命周期理论的基本点：文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的过程，依据文件的不同价值及其作用形式整个完整过程可以划分为几个不同的阶段，文件在每一阶段因其特定的功用和价值而与管理形式、保存场所之间存在一种内在的关系；
3、文件生命周期理论产生的依据
因处于不同阶段的文件具有不同的价值形态或功用，所以文件可以分为不同的阶段具有不同的特点，可见文件的价值形态及其有规律的转化，是提出文件生命周期理论的主要依据；
一是，关于文件的价值形态；
美国谢伦伯格的“双重价值理论”具有代表性，在他看来文件首先具有对形成机关的原始价值，即第一价值包括行政管理价值、法律价值、财务价值和科研价值，其次文件还具有对其它机关和个人利用者的从属价值，即第二价值包括证据价值和情报价值，统称档案价值；
二是，文件价值形态的转化；
文件的第一价值向第二价值转化的过程，既是文件原始价值递减和从属价值递增的过程，又是大部分文件因其价值的消失被淘汰，小部分文件因其永久保存价值的被承认而被承认移交到档案馆作为档案永久保存的过程；
4、文件生命周期理论的意义
西方档案学家把文件生命周期理论与来源原则并称为现代档案学的基本理论，把文件生命周期理论看成是档案人员参与文件管理的理论依据，是外国现代档案学发展的重要标志，具有里程碑意义：
一是，文件生命周期理论准确地揭示了文件生命的运动规律，为文件和档案管理奠定了理论基础；
二是，文件生命周期理论有利于针对不同阶段文件的价值特点，采用适宜的存放和管理形式；
过渡性机构除保存半现行文件外还具备三种功能，即继续发挥半现行文件的原始价值为形成机关服务、必要时经形成机关同意将半现行文件提供给其它机关或个人利用者、储存具有第二价值的文件为移交档案馆永久保存作好准备；
三是，文件生命周期理论为实现文件与档案管理的一体化，提供了理论依据；
外国的文件中心实际上是文件、档案管理一体化的良好组织形式；
5、文件生命周期理论的主要内容
基本内容可概况为三点：
一是：文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程；
二是：由于文件价值形态的变化，这一完整过程可以分成若干阶段；
三是：文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保管场所、管理形式之间存在一种内在的对应关系。
1、文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程
首先，文件生命周期理论认为文件是一个广义概念，泛指人类社会实践活动中直接产生和使用的一切信息记录，无论其载体形式和记录方式如何，强调现行文件和历史档案都只是广义文件运动过程中某一特定阶段的代称，都是广义文件的组成成分；
其次，文件运动现象如同生命一样，从其最初产生到最终归宿是一个完整的运动过程。而且这一运动过程是连续统一的，所谓现行文件和历史档案只是同一事物的不同运动阶段；
2、由于文件价值形态的变化，这一完整过程可以分成若干阶段
首先，文件的整体运动过程具有阶段性特征。虽然对文件运动过程进行略有区别的阶段划分，但是却共同反应出文件运动过程具有阶段性这一客观事实；
其次，文件运动的各阶段具有不同特点。
例如：现行阶段：文件对机关的现行作用最为突出，机关需要频繁利用，一般保存在机关内部，服务对象主要以本机关为主；
半现行阶段：文件的现行作用开始衰退，利用率也逐渐下降，但是服务对象仍然以机关为主，此时需要一个场所来检验文件是否具有长远历史价值，过早销毁或向档案馆移交都不太适宜；
非现行阶段：文件对机关的作用基本丧失，其中大多数因没有历史价值而被销毁，少数具有长远历史价值需要永久保存，此时服务对象由机关扩展到社会各界，保存场所也转移至档案馆；
再次，引起文件阶段性变化的根本原因是文件价值形态的规律性变化。文件的价值形态变化贯穿于文件的整个运动过程，它是决定各阶段文件不同特点的最根本因素，从而导致文件的阶段划分；
美国谢伦伯格的“双重价值理论”：他认为文件有两种价值，
一是具有对形成机关的原始价值；
二是具有对其它机关和个人的从属利用价值，也统称档案价值；
3、文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保管场所、管理形式之间存在一种内在的对应关系
首先，文件在每一阶段的特定价值形态对应于相应不同的服务对象、保存场所和管理方式。
其次，上述各阶段文件服务对象、保存场所和管理方式等方面的变化只不过是文件运动不同阶段的外在表现，只有价值形态的变化才是其内在决定因素。
6、文件生命周期理论的重要意义
第一，文件生命周期理论准确地揭示了文件运动的整体性和内在要求，为文件的全过程管理奠定了理论基础；
文件运动除具有阶段性的特征外，还具有紧密的联系，表现在三个方面：
一是，各阶段文件的内容完全相同；
二是，各阶段文件的物质形态完全相同；
三是，各阶段文件的根本属性完全相同；
第二，文件生命周期理论准确地揭示了文件运动的阶段变化，为文件的阶段式管理奠定了理论基础；
要求人们必须尊重各阶段文件的区别，针对价值形态的变化，对文件整体运动过程实施阶段式管理，从而为各阶段文件管理找到最适宜的保管场所和保管方法。
比较机关档案室和文件中心：
前者往往是机关内部机构，而后者往往独立于机关之外，多隶属于档案系统；
但实际上，机关档案室和文件中心的性质和功能没有根本区别，都是介于机关和档案馆之间的过渡性机构。
第三，文件生命周期理论准确地揭示了文件运动过程的前后衔接和各阶段的相互影响，为实现从现行文件到档案的一体化管理，为档案部门或人员对文件进行前端控制提供了理论依据；
档案部门或人员对文件实行前端控制，本身就是现行文件和档案一体化管理的实现途径和重要体现，可以消除因现行文件管理不善而导致档案部门得不倒完整档案的弊端，也可以避免现行文件管理质量低劣而导致档案人员重新整理的不必要浪费。
7、文件生命周期理论在电子时代的指导价值
集中反应在其全过程管理思想和前端控制思想对电子文件管理的指导价值。
电子文件划分为设计、形成和维护三阶段，着眼点在于电子文件从孕育、生成到存在的整体过程，这使得全过程管理尤为重要。
电子文件也需要前端控制，国际档案界确定档案部门及其人员对电子文件生命周期的适当干预时机是在电子文件管理系统的设计阶段，其原因在于：
一，是确保电子文件真实可靠性的需要；
二，是确保电子文件完整归档的需要；
三，是确保电子文件安全利用的需要；
当然，这意味着档案部门及其人员对电子文件生命周期的介入实际比纸质文件可能还要早，并且对其控制不仅在设计阶段，而应包括后续的形成和维护阶段的整个运行过程都要进行严密控制。
文件管理含义与文件管理职能
含义：主要是指对进馆前的文件进行保管、利用和处置的全部活动。这一概念的正式启用以及对其含义的研究，始于20世纪40年代。到目前为止，各国对文件管理含义的表述尽管繁简各异，但基本认识取得了一致。
目的在于整理并减少收藏文件的数量，以实现最大限度地满足研究者的利用需要这一中心任务。
各国对文件管理含义的表述共同点：
一是，都以文件的整个生命周期为基础；
二是，各国对文件管理的表述都体现了文件生命周期的阶段性；
三是，各国对文件管理的表述都是以经济和有效为前提。
管理职能：
第一，运用现代化信息管理原则和技术，减少文件的数量，改进文件的质量，尤其要注意对信函、报告、表格、指示以及类似的指导性文件的控制，选择适当的办公设备和办公用品等；
第二，在机构的现行工作中，注意妥善保管和使用文件，完善现有的文件整理、分类和编目制度，开发更为有效的信息处理系统。
第三，保证把那些在现行工作中不再需要的文件从费用昂贵的办公室和存储设备中移到费用低廉的文件中心妥善保存。
第四，为半现行文件提供有效的咨询服务，直到文件形成单位认为它们已经失去了行政、法律和财务价值，即直到它们成为非现行文件为止。
第五，保证由档案部门来对这些非现行文件进行鉴定，并将具有价值的文件移交给设施良好的档案馆永久保存。
第六，组织和促进更多的利用者广泛而有效地利用档案馆的独特资源。是控制文件转化为档案的这一过程。
美国谢伦伯格认为：文件处置工作应由机关文件管理人员和档案管理人员共同承担。
文件中心
1、文件中心的形成和发展
文件中心是一种不同于登记室的文件管理机构，它不是机关的内部机构，往往独立于机关之外，属档案系统。文件中心最早出现在美国。1950年，美国颁布了《联邦文件中心管理法》，授权总务署在国家档案与文件局下设置联邦文件中心，从而确立了文件中心的法律地位。
文件中心不是机关的内部组织机构，是独立于机关之外的，但属于档案系统；
最早出现在美国，因其适应了当今社会各机关实行现代管理的客观需，同时又符合文件的形成和运动规律，很快显示出其诸多优越性和可行性；它不是国家体制或档案工作管理体制的必然产物，而是文件生命运动规律的体现；
文件中心在各国有不同的称为：英国称为“中间档案馆”，法国叫“文件中心”、“进馆前文件寄存处”或“部际档案馆”；前苏联“机关联合档案馆”；马来西亚“文件服务中心”等等；
2、文件中心的性质和任务
文件中心，是在档案行政管理机关管理下的，对各个不同行政机构的半现行文件进行经济地保管和提供利用，并在这些文件被销毁或移交到档案馆之前进行系统处置的保管机构；
其性质是一种过渡性的半现行文件管理机构，处于形成单位和档案馆的中间位置；
其任务是：
一是，负责对半现行文件进行廉价的储存和有效的保管；
二是，负责对文件形成机关及时提供优质高效的服务，或经文件形成机关同意后为其它用户提供服务；
三是，负责对半现行文件进行最终处置，即移交档案馆永久保存或按规定程序进行销毁；
3、文件中心的现状和分布
一是，美洲；
最具代表性，成立时间较早，规模大、类型多；美国有联邦文件中心、非联邦文件中心、商业性文件中心三种类型；加拿大有地区性联邦文件中心、全国性的人事文件中心、商业性文件中心等；
二是，欧洲；
英国称“中间档案馆”，用来保管政府各部门的半现行文件；
法国由现代档案馆兼管政府机关的半现行文件；
德国既有中间档案馆又有文件中心；
俄罗斯主要是机关联合档案馆，类似于文件中心，是分系统或地区建立的；
三是，亚洲和非洲；
马来西亚的文件服务中心；
菲律宾有地区性的文件中心；
赞比亚有文件中心；
4、文件中心的业务
有四项即：接收、保管、借阅和处置；
一是，接收；
从文件保管期限、保管费用、特殊需要等方面考虑文件中心并不是接收所有的半现行文件；
在接收时要求案卷必须逻辑顺序排列整齐，并装入标准的文件盒中；同时文件中心会派专人前往移交机关，检查监督移交工作等相关事宜；接收过程中形成两种书面文件即“文件交接表”和“文件排架索引－存址指南”，作为文件交接的收据，促进文件的快速存取和查阅，同时对文件的接收和处置起控制作用；
二是，保管；
要确保库房干净、整洁；使文件盒容量合理、标记清晰醒目；不浪费存储空间，文件及时处置，排架及时调整；对特殊载体的文件要实行特殊保管；出库的文件要及时催还、清点和上架；
三是，借阅；
文件中心不是单纯的办现行文件的保管机构，还必须为利用者主要是为文件形成者提供快速、准确的借阅服务，形式主要有外借、内借和复制；
四是，处置；
是文件中心的一项重要的业务，它是根据文件保管期限表对文件进行再鉴定和再审查，销毁不需要继续保存的文件，把具有永久保存价值的文件移交到档案馆；向档案馆移交不仅意味着档案实体的转移，而且是档案的所有权的转移，即从归文件形成机关所有通过移交给档案馆转变为归全民所有，或国家所有；
5、文件中心的优越性
文件中心因其经济、高效的优点被誉为“现代最富有生命力的新型档案机构”，表现在：
一是，经济实用；
文件中心作为文件形成机关与档案馆密切结合的产物，能够提供机关和档案馆都无法提供的廉价而实用的存储空间，从而实现文件经济而有效的保管；同时也有利于机关提高工作效率，减轻机关的负担；
二是，交接简便；
文件中心自备运输工具到机关接收文件，只需填写“文件交接表”即可；
三是，三个不变；
半现行文件保存在文件中心，其形成机关对文件的所有权不变，文件的原有整理顺序不变，保密规定不变；这使得形成机关愿意将文件移交给文件中心，又能确保机关对文件的利用；
四是，服务快捷；
五是，安全保管；
六是，保证质量；
总之，文件中心的建立不仅可以为形成机关提供安全、廉价的保管库房，提高机关的工作效率，维护机关的利益，确保机关对文件的快速利用，而且还可以为档案馆提供稳定的、高质量的馆藏来源，保证档案馆能更好地利用其精良的设施和安全可靠的有限存储空间，来永久保存具有重要价值的历史档案；
6、面临的挑战及对策
面临的挑战：
一是，文件数量持续高速增长的趋势，使得存储空间面临巨大的压力；
二是，文件载体多样化和新技术带来的压力；
三是，上述两方面给工作人员带来的压力；
采取的对策：
一是，文件中心应小型化，控制其接收文件的机关范围，使承揽的机关不宜过多；
二是，适应新型载体文件日益增多的需要，走库房专门化的道路；
三是，文件中心的资金来源应向多渠道方向发展，向国家、各方面集资；
四是，提高工作人员适应新形式的能力和素质；
德国迈斯奈尔的鉴定理论与标准
1901年德国的迈斯奈尔提出，其鉴定标准可以概括为两方面内容：
一是档案内容 二是档案来源
迈斯奈尔的鉴定理论具有开创性意义。
首先，他第一次提出了“高龄案卷应当受到尊重”的著名论断并设定了具体的禁毁年限，使得历史档案得以保存；
其次，他第一次提出了较为系统的鉴定原则和标准，改变了过去各国对鉴定进行粗线条简单规定的传统做法，在理论和实践上均有重大突破；
再次，他第一次提出了档案来源是最重要的鉴定标准，强调应以档案固有的行政关系背景，即形成机关在政府结构中的地位、机关职能与上下级职能之间的关系等方面综合考虑；
1．从案卷内容考虑的鉴定标准
第一，关于国家不动产权利的案卷是永久而且无论任何形式都要保存。
第二，关于私人权利或非国家级公共权力的案卷，一般只留下保存有重大意义的部分，有助于认识典型事件经过或重要权利的部分，以及有关某些特殊人物的部分。
2．从案卷来源考虑的鉴定标准
第一，每一个机关都特别重视有关该机关本身行政任务的案卷。
第二，总卷主要是在中央机关保存。
第三，中级机关的案卷，只要它是有关各该机关本身的行政，而不是有关上级和下级机关之间的承转，都要保存。
第四，下级机关的特殊案卷，只要它是该机关本省行政活动的产物，都是重要的。
第五，法院的诉讼案卷，只要从中能看出持久的权利和制度的部分才加以保存。
美国鉴定理论与标准
他们通常采用谢伦伯格的双重价值论，将档案文件的价值划分为第一价值和第二价值。
1．文件的第一价值
文件的第一价值是指文件对其形成部门工作事务的有用性。其作用分别体现为行政管理价值、法律价值、财务价值以及科技价值。
(1)行政管理价值
首先，它是档案工作者最关心的一种价值。评价时，档案工作者首先要考虑行政管理级别，该机关权力的大小以及所履行的职能对研究工作的意义。
其次，要考虑现行性。来源机关使用的频度和目的是识别文件行政管理价值的标志。
第三，考虑必要的工作文件。必要工作文件是有关主体行政工作必须的文件。个可靠
第四，考虑政治和公务的联系。一份文件如果能说明一个机构所追求的理想，就是有价值的。
（2）财务价值
具有这种价值的文件是与各种财务方针和财政事务有关的文件。
(3)法律价值
档案可以用来证明公民个人的法定权利，以及财产权和职业权益。
(4)科技价值
科技文件的鉴定，通常由专家担任或在专家指导下进行。
2．文件的第二价值
它包括证据价值和情报价值(或研究价值)。
(1)证据价值：指文件在脱离现行期以后，作为形成部门组织结构、职能、工作程序和结果凭证的有用性。具有证据价值的文件有两大类：一类是与机构的形成有关，能反映机构的性质、形成原因、时间和背景的文件；一类是与机构的政策、工作程序有关的文件。高级行政机构形成的文件应认真保留，多数可长时间留存或永久保存。低级执行部门的文件分三种：一是与内部管理有关的文件；二是与职能规划执行有关的文件；三是事务性文件。第一种是短期文件；第二种、第三种一般是短期文件，但也有一些长期或永久文件。
(2)情报价值：文件中所含的反映工作进行情况和执行结果的有价值的内容。确定文件的研究价值着重在文件潜在的历史价值，这种鉴定主要是从学术研究的角度考虑的。
20世纪50年代的“文件双重价值论”
1956年美国谢伦伯格《现代档案－原则与技术》中系统阐述了“文件双重价值论”。
他认为公共文件具有两种不同的价值，一是对原形成机关的第一价值（行政管理价值、法律价值、财务价值和科技价值）；二是对其它机关和个人利用者的第二价值（证据价值和情报价值）。第一价值由行政官员负责鉴定，第二价值则由档案部门及其人员负责。
其进步与深刻之处：
首先，大力主张档案部门及其人员参与鉴定工作，不仅可避免鉴定的片面性，有利于全面发现档案的历史价值，而且深刻地反应了历史档案和现行文件的密切联系，为从机关文件到档案馆档案的一体化管理提供了有力的保证；
其次，主张从文件自身属性与利用者需求的关系角度来判断档案文件的价值，其一确认了档案价值是档案文件客体满足利用者主体需求的关系，真正揭示了价值的实质；其二把档案价值根据不同需求主体区分为两种形态，使认识更加深入；
20世纪六七十年代的“利用决定论”
谢伦伯格以后的美国学者提出的，核心观点是将学者特别是历史学家的实际利用和预期利用视为鉴定档案的最重要的标准，鼓吹第二价值决定档案的根本性质。
尽管利用决定论的倡导者希望通过关注利用者的需求来增强社会公众的档案意识，具有一定的积极意义与合理性；但其局限性是不容忽视的，很可能带来严重的后果。
“文献战略”
80年代中期美国塞穆尔斯提出，要以文件的主题作为主要的鉴定标准，因其缺少确定主题的方法引起争议，到90年代将“机构职能分析”的观点引入文献战略，鉴定的起点不再是检验具体文件，而是分析文件产生的背景，特别是现代社会中面对机关频繁变动的现实。
其核心思想也是－依据文件形成机关的职能来判断档案的价值。
前苏联的档案鉴定理论与标准
鉴定书面文件的基本标准是文件内容的意义和全宗构成者的意义、文件情报的重复性以及文件的产生时间和地点。在鉴定中起一定作用的标准是：手迹、文件的法律效力、文件的外部特点、古字体和语言特点、文件的物理状况。全宗的大小和文件的文书处理形式也可用作价值标准。
1、文件内容的意义
是判断文件价值的基本标准。内容的价值，取决于事件(现象、实事、事物、人物)的意义及对事件阐述的完备程度和新颖性，取决于情报的独一无二性。
2、全宗构成者的意义
机关在社会结构和国家结构中享有的声望，对鉴定文件价值起重要作用。
3、形成文件的事件、时间和地点的意义。
4、文件所属的作者。应当慎重对待手稿既有作者签名的文件或经各种作者修改、加注、夹批的文件。
5、情报的重复性
主要用于鉴定管理性文件。情报重复有两种：形式上的重复和分析综合性重复。假如文件在其产生单位没有留存，则应用其它机构的副本补充。
6、档案全宗文件的完整程度。
7、文件的物理状况
8、文件的文字、语言、艺术及其他特点。
9、文件的法律效力。
20世纪60年代，苏联的档案鉴定标准被划分为：文件来源的评价标准、文件内容的评价标准、文件外部特点的评价标准等。
主要表现在三个方面：
首先，从理论上深刻阐述了文件价值鉴定的含义、任务和必要性。
文件价值鉴定就是根据文件价值标准确定其保管期限，并将具有永久价值的文件挑选出来送交国家保管；
鉴定的必要性在于，文件是一种重要的情报源，价值各不相同；
鉴定的任务正是区别文件的不同情报价值，主要有三项：第一项是确定哪些文件含有重要情报，并选出交国家档案馆保存；第二项是确定文件的保管期限，分为永久、定期和短期三种；第三项是确定文件的完整程度，补齐短缺文件，以保证其完整性。
其次，以辨正态度提出了文件价值鉴定的四项基本原则。历史主义原则、党性原则、全面性原则和系统性原则。
再次，在鉴定原则的指导下，确定了鉴定文件价值的基本标准和只起一定作用的标准。
基本标准是指文件内容的意义、全宗构成者（文件形成机关或个人）的意义、文件情报的重复性以及文件的产生时间和地点
一定作用的标准有：文件的手迹、文件的法律效力、文件的外部特点、文件的语言特点、文件的物理状况等。
国外对档案鉴定标准的制订
与鉴定原则相比，鉴定标准是确保鉴定工作质量的具体手段，也可以看成是对鉴定原则的具体化，因此更具有操作性。从历史发展看，各国档案鉴定理论大多包含了这一基本内容，并对鉴定标准进行了明确规定。尽管各国考虑的角度或侧重点不完全一致，但鉴定标准还是具有一定的客观性。概括起来，中外档案鉴定理论制订的鉴定标准主要涉及以下五个方面。
1、档案的来源标准
这里的来源通常是指档案的形成者，形成者在社会上或机关中的地位、作用和职能直接影响甚至决定着档案的价值。因此，职能标准可包含在来源标准之中。假如档案的来源不明确，档案的作用和意义就很难确定。在鉴定工作中，来源标准的运用具有层次性，它在上至整个国家下至机关内部都可以发挥影响力。从国家范围来讲，来源标准通常就是国家各级档案馆确定收集范围的基本依据。对于某一特定机关来说，区分不同来源就是鉴定工作的首要步骤。本机关的档案通常需要重点保存，外机关的来文价值就需要根据来文机关的地位、职能以及与本机关的关系再作具体判定。具体到机关内部，不同的撰写者和制发机构也会对档
案价值产生不同影响。主要职能部门或人员形成的档案往往比一般事务部门或人员的档案价值相对要高。
2、档案的内容标准
社会对档案的需求集中反映在对档案内容的需求上，因此内容标准是档案鉴定最重要的依据。一般而言，鉴定时主要应依据档案内容的重要性、真实性、客观性、独特性、时效性等因素进行价值判断。具体来说，档案记录事实的重要程度越高、典型性越突出、真实与客观程度越高，档案的价值就越大；档案内容越为独特，或者是越富于本机关特色，档案的价值也就越大。此外，档案内容的瞰性也会影响档案价值的大小。
3、档案的形式特征标准
档案的形式特征通常是指档案的名称、形成时间、载体形态和记录方式等等这些形式特征在某种情况下可能会对档案价值产生一定影响。确切地说，档案的名称(即通常所指的文种)具有特定的性能和用途，往往在一定程度上反映了档案价值的大小。诸如决定、决议、指示、条例等文种具有较大价值，而诸如通知简报等处理一般事务的文种价值较低。档案的形成时间是历史的标志，时间越久远的档案无论其内容重要与否，大多具有相对较高的历史价值。档案的形成时间还与其历史环境密切相关，重要历史时期产生的档案通常价值较大。档案在撰稿、印制的过程中往往会形成各种稿本，包括草稿、定稿、正本、副本、底图和蓝图等等。不同的稿本在行政效用和凭证作用上存在区别。一般来说，正本的行政价值最大，而定稿的凭证价值最大，一般被认为是纯粹意义上的档案。另外，档案的外形特点，诸如档案的载体材料、记录方式以及档案上的字体、笔迹和图案等标记或印记，也会影响档案价值的高低。档案因此可能具有文物价值、艺术价值或纪念价值等等。
4、相对价值标准
相对价值是指被鉴定的档案与其他档案相比较而存在的价值，在一定情况下，某些档案的保存价值可以相对提升或降低。档案馆(室)之所以需要运用相对价值标准，主要是为了有效地控制馆(室)藏档案的质量和数量。一般来说，判断相对价值的高低主要依据档案群体的完整程度。因为档案具有明显的群体性，档案个体只有放在与其紧密联系的群体中才能称得上是严格意义的档案，也才能真正实现档案的价值。档案鉴定虽然都是针对单份文件或案卷个体，但实际上还必须考虑档案群体的数量和完整程度。现实中的一般规律是档案个体的价值大小与其群体数量和完整程度成反比。也就是说，某一全宗的档案数量越多，完整程度越
高，档案个体的价值相对降低：相反，全宗的档案数量越少，完整程度越低，档案个体的价值相对提高。因此，根据这一规律，档案鉴定不能只着眼于档案个体本身，还应综合考虑档案全宗的完整程度。
5、效益标准
这是近些年来欧美档案学者提出的一个新的具有实用性的鉴定标准。对这一标准的理论认同和实践接受经历了一个发展过程。早在20世纪40年代，美国档案学者波尔就指出保管费用是档案鉴定的三要素之一。当时他这种观点遭到理论界的批评，被认为过于实用。到60年代以来，情况发生了变化。美国档案界开始接受并倡导注重效益的鉴定标准。如档案学者布里奇弗德提出档案鉴定应考虑保存和处置的费用；档案学者菲利普认为严格而实用的
来源原则
来源：就是通常所说的档案形成者，包括机关、组织和个人。
来源原则：就是档案馆按照档案的来源进行整理和分类，要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不能混淆的整理原则。
起源于近代法国，是在逐步否定事由原则的过程中产生的。
来源原则的基本内容
可以归纳为三点：尊重来源；尊重全宗的完整性；尊重全宗内的原始整理体系；
1、尊重来源
含义是指档案馆首先应按照来源标准整理档案，保持档案与形成者之间的来源联系。
档案中有许多的历史联系，但是其中档案与形成者之间的来源联系是首要联系，也是最根本的联系，其原因在于：
只有在明确档案形成者的前提下，揭示档案的内容、时间和形式联系才具有意义，才能全面深刻地反映形成者的活动面貌。
来源原则取代事由原则的最根本原因在于，它认识到并承认来源联系的首要地位，要求对进馆档案首先按照来源而不是内容区分全宗。
实践证明，馆藏来源众多的档案只有首先划清来源的界限，才能将档案与其特定形成者及其活动对应起来，确保档案作为原始记录这一本质属性。
所以，档案管理中尊重来源、保持来源联系是档案本质属性的要求。
2、尊重全宗的完整性
含义是指一个全宗是一个有机整体，整理档案必须维护全宗的完整性，做到同一全宗档案不可分散，不同全宗档案不得混淆。
全宗是实现尊重来源的实现途径，尊重来源也就是尊重全宗的独立性和维护全宗的完整性，要求在档案馆内每一个全宗都应独立保存，不然档案与其形成者间的来源联系势必遭到破坏，不仅档案形成的本来面目无法恢复和保持，档案所记录的历史事实的真实面貌也难以维护。
3、尊重全宗内的原始整理体系
含义是指全宗内的档案整理必须充分利用原有的整理基础，尊重全宗在形成机关获得的原始整理顺序和方法，不宜轻易打乱或重整。
一般全宗在形成机关都是经过一定整理的，形成较为固定的原始整理顺序和标记，这也是全宗有机整体性的一个重要表现，尊重这一体系同样也是尊重全宗完整性的重要体现。
实践证明，形成机关的文书和档案人员对档案的形成过程和特点最为了解，他们构建的原始整理体系才能最大限度地揭示档案形成的历史联系和历史原貌。
因此档案馆对全宗内档案的整理应充分利用原有基础，这样不仅可以避免重复劳动，而且有利于保留档案形成和整理的本来面目，更好地实现档案作为社会实践活动原始记录的功能。
所以，尊重全宗的原始整理体系同样是档案本质属性的必然要求。
来源原则的理论意义和实践价值
第一：来源原则从历史主义思路出发，充分体现了档案形成的历史联系，为档案馆馆藏的实体管理和分类提供了合理的客观依据。
历史主义主要是依据事物的现实存在状态对事物进行划分，实质是对真是的客观事物的一种直接认定。来源原则就是历史主义方法应用于档案实体管理的具体体现，因其从实实在在的档案形成过程和特点出发，认清了档案与其形成者之间的来源联系在档案诸多历史联系中的首要地位，从而以这种根本联系作为馆藏档案整理和分类的依据。
以全宗作为一个客观的类，为馆藏实体分类确立了真实可靠的立足点，避免了逻辑主义分类方法具有的种种局限，使得异常复杂的档案实体分类变得十分简单易行。
第二：来源原则有利地维护和保持了档案的本质属性，成为档案整理与分类中的至善原则。
来源原则的核心思想就是强调同一全宗的档案不能分散，不同全宗档案不得混淆，这既是档案本质属性的必然要求，也是其管理的必然结果。
来源原则既有利于保护档案的完整性，又有助于说明档案的重要性，还可以为档案的整理、编目和利用提供经济可行的指导方针，所以被世界各国广泛传播和应用。
只要档案的本质属性不变，来源原则的核心地位就不会发生根本的动摇。
第三：来源原则既不是一种纯概念性的抽象信条，也不是一种纯实践性的操作经验，而是兼具理论性和实践性的管理思想和原则。
全宗的确定和全宗思想的贯彻都具有充分的实践基础，这就决定了来源原则不是一种纯观念性的抽象信条；同时来源原则是指导上至国家档案宏观管理，下至全宗内档案微观分类的一种理论原则，不仅如此，来源原则的核心思想还超越了档案整理这一环节，扩展到保管、编目、利用、统计等诸多领域，成为档案管理的一种指导思想。
所以来源原则是兼具理论性与实践性于一体，国外学者将其理论意义与实践价值精辟的概括为三点：
来源原则是档案整理原则，因其确立了档案实体整理和分类的基本单元；
来源原则是档案馆组织原则，因其划清了档案馆与图书馆的界限，从根本上保证了档案专业的独立性；
来源原则是档案理论研究的原则之一，因其能促使研究者深入挖掘档案的历史形成过程和有机联系，有助于揭示档案的来龙去脉，保持老师的本来面貌。
电子文件时代来源原则的“重新发现”－“新来源观”的提出
20世纪70年代开始，由于信息技术革命对档案工作的巨大影响，来源原则也受到冲击，对来源原则能否应用于新载体文件，特别是当时所谓的机读文件发出了质疑的声音。
对来源原则的质疑到80年代发生了变化，北美档案界开始重新认识来源原则的核心地位。
1985年美国的理查德·莱特和戴维·比尔曼发表了《来源原则的力量》，其主要思想是：
呼吁通过了解文件形成者职能和文件格式来提高来源原则检索信息内容的能力，建议档案人员不要局限于对档案主题内容的关注，而应重视对文件形成者和文件格式的研究，通过了解文件形成的背景知识来了解文件的信息内容，从而建立起一种反映机构职能、组织结构以及其它特征的来源索引，这种来源索引优于主题索引。
90年代，西方档案学者普遍认为了解电子信息形成和使用的背景信息对电子文件管理至关重要，因为实践证明电子文件对来源原则仍有很强的依赖性。
一方面，电子文件的巨量信息使得描述文件的主题内容难度相当大；
另一方面，电子文件的数据单元可以不留痕迹的随时组合和拆分，这种虚拟性使掌握数据单元的来源信息显得尤为重要；
所以，电子文件的管理以及应付电子时代赋予档案管理的诸多挑战不能抛弃来源原则，相反只能更多地依赖来源原则，这就是所谓的“来源原则的重新发现”。
进入电子时代，传统的实体来源概念受到挑战的原因：
一是：现代机构的频繁和剧烈变动使得按照机构来源划分全宗面临前所未有的困难；
二是：电子文件的形成的方式和特点与纸质文件有很大区别，计算机与远程通讯手段的结合、关系数据库的普遍使用以及超越国界网络的出现，使得不同机构使用共同的数据资源和共同参与形成一批数据不仅成为可能，而且成为日益增多的事实；这样一来档案数据往往源于各种不同结构组织体，单一来源概念发生了变化，突破了一个实体机关与文件群体唯一对应的传统模式；
加拿大的特里·库克是“新来源观”的倡导者，他认为“来源”不仅指文件的形成机关，而且包括其形成的目的、形成活动、过程、处理程序和职能范围等等。
“新来源观”的含义应当是指文件的形成过程和背景，即文件是谁、在什么条件下、运用哪些数据、为了何种目的、采用怎样的结构形式等方面的综合背景信息。这些来源信息正是了解、管理和利用电子文件的关键所在。
只有掌握电子文件的形成过程和背景，把这些来源信息随同电子文件的信息内容一同保留下来，才可了解该文件的原委始末。所以，电子文件的管理和利用都必须借助而不是背离来源原则。
事由原则
事由原则，就是档案馆将档案按其主题内容而不是按来源机关原有次序进行整理和分类的原则；其特点是以相关事由为依据建立文件之间的逻辑联系，故又称为相关原则；代表是法国的卡缪－多努分类法和杜威十进位分类法；
其弊端主要有以下几点：
首先，是同一机关形成的档案进馆后被分割的七零八落，无法保持同一机关档案的整体联系；
其次，是由于档案内容的繁杂，档案馆设定和归纳主题类别非常困难，难以完全概括馆藏档案的所有内容，“无类可归”和“无以归类”的现象大量存在；
再次，是事由分类法也并不能为利用者查找档案提供特别便利，因一份多主题的文件具有多种归类的可能，在预想的类别下并不一定能找到目标文件。
外国档案编目与检索
(一)档案编目的含义、任务和原则
1、档案编目：就是编制档案查考工具，以便巩固整理结果，全面地揭示馆藏，供利用者研究和参考。
2、档案编目的任务
档案编目的任务，就是在固定整理成果的基础上编制各种查考工具，便于档案人员对档案实体进行有序管理和科学统计，为利用者查找档案提供条件。具体的档案编目任务，取决于每个档案馆要编制何种类型的档案查考工具，但编制档案目录是各国档案编目的共同任务。
英国档案学家迈克尔·库克认为，完整的档案编目所要采集的数据或信息可以概括为两部分：主要供档案管理人员使用的信息和主要供利用者使用的信息。前者主要包括：管理情况即收集与接收情况、收集方式(购买、捐赠、寄存等)等等；后者包括：(1)档案识别标志，如档案号、代码等；(2)档案内容的著录．如标题、内容摘要、主题标引、分类标引等；(3)档案外形著录，如载体形式、规格、文本类型、特殊标记等；(4)档案历史考证，如形成机关、产生地点和时间，文件所有者的变更情况、保存地点变化情况、进馆时间等等。
苏联档案学家认为，编目的任务是准确地揭示每个案卷的成分和内容，以保证查找文件快捷、方便。案卷编目的起始工作主要是在各单位的文书处理部门进行。档案室和档案馆如果接收了编目不合要求或没有编目的案卷或文件，也要进行编目工作。
3、档案编目原则
一般说来，编目原则有以下三条：
第一，编目的充分程度要与整理的详细程度相符合二无论是一个档案汇集或者一个文件组合，如果编目不充分，就会把有价值的材料长期打人冷宫，因为没有精确的编目就不可能进行有效的利用。
第二，编目要客观地反映文件的成分和内容。编目的目的在于由档案工作者控制档案村料，并通过编目手段向研究者提供关于档案材料的情报。为此，应当研究立档单位和全宗的历史以及现有的查找工具和文件本身，以便编目时能够更客观地反映文件的成分和内窖。
第三，前苏联档案学家强调，编目要采用细分化原则。细分化原则就是区别对待。细分化原则既应用于在编写情报检索系统所含二次性文件情报时对文件的描述，也应用于案卷目录的编制。
外国档案利用和开放
(一)档案利用由封闭到开放的转变
1、档案利用由少数人的特权转变为公众的权利，是档案利用由封闭转变为开放的重要标志。
2、档案自身的价值决定了它的有用性。
3、随着社会的进步，档案利用经历了一个由封闭到有条件开放的漫长过程。
4、档案的封闭利用：是指档案不向社会公众开放的情况下，少数人经特许对档案的利用。
5、1794年法国穑月七日档案法宣布法国的所有档案馆均实行档案开放原则，所有公民都可以在有限制和有监督的条件下在档案馆免费利用档案。从此拉开了档案利用由封闭向开放的转变。
(二)档案开放原则
1、1794年确立的档案开放原则是法国1789年《人权宣言》思想在档案领域的体现。档案开放原则也因此被誉为“档案的人权宣言”。
2、档案开放原则，在法国诞生后，经历了一个逐渐被承认、被接受的过程。这一原则的实行，实际上是宣布档案人员不再是“特权的保护人”，而是为公众提供利用档案的服务人员。
3、档案开放原则的意义，在于它改变了档案馆的性质，使档案馆从旧制度下的机密机构，变成了为社会全体公民的利益和权利服务的公开机构，开创了档案利用的崭新时代，使档案利用由单一的行政利用扩展到科学利用。
(三)信息资源开发和共享时代的档案利用的新特点
首先，档案利用需求日益向近现代档案甚至近期档案转移。这一变化引起了制定合理的档案封闭期、档案限制利用政策等问题。
其次，研究领域日益拓宽，利用目的更加多样。这一变化启迪了档案界对从宏观和微观两个方面思考馆藏建设、收藏范围和特点，也引起了对诸如出生、婚姻、健康、死亡等材料如何利用的思考。
第三，定量分析法在学术研究上的运用，直接刺激了档案馆利用现代技术建设信息数据库的积极性。
第四，国际学术交流带动了研究者把获取信息的视线从本国档案馆转向别国档案馆。
第五，信息时代使档案利用手段由手工抄写转向采用机械复制技术，并提出了服务费用的问题。
第六，档案利用受到了“信息权”的冲击。
第七，有组织的群体性利用者是档案馆近30年接待的一种新型利用者。
(四)档案利用限制的含义与封闭期制度
1、档案利用限制的含义
是随着档案开放原则的提出和实施而出现的一个概念，其实质在于对某些种类的档案由国家规定在一定的时间范围内拒绝向社会公众提供利用。
2、封闭期制度
是随着档案开放原则的实施而逐渐形成的一种保护档案，维护国家和个人权利的制度。封闭期是指由法律规定的文件从形成到开放利用的期限，即档案的保密时限。德国称为保护期，处在保护期的档案限制向公众开放。
(五)档案利用的类型
1980年第九居国际档案大会上提出，档案利用按性质划分为：学术利用、实际利用、普遍利用三种类型。
1、档案学术利用：就是研究者直接利用档案进行学术研究。它主要与思想有关，是一种推理性的利用。
2、实际利用：是指在档案中查找可直接用于做出决定的资料。利用者多为专业人员、技术人员、行政管理人员等在岗的实际工作者。
3、普遍利用：包括两层含义。一是促使档案这种文化资源能够为更多的公民所利用；二是宣传档案。它是档案馆向普通公民开展的一种主动服务。主要利用者是普通人。
外国档案事业管理体制
(一)档案事业管理体制的含义
档案事业管理体制，是指一个国家管理国家全部档案和档案工作的方式和组织制度，包括各类档案机构的设置、隶属关系、权限划分等。管理体制在中央集权制国家，体现国家档案事业行政管理机关与各档案机构之间的关系；在联邦制国家体现各类档案机构之间的关系。当今世界存在着两种档案事业管理体制；一种是集中式的，一种是分散式的。
这两种档案事业管理体制始于近代。1789年法国资产阶级革命以后，建立了资产阶级中央集权制的共和国，实行了中央集权制的国家管理结构形式，并通过档案工作改革建立了集中式的档案事业管理体制。此后，中央集权制的国家也相继实行了这种档案事业管理体制。联邦制的国家则采用了分散式的档案事业管理体制。
这说明，每个国家采用什么样的档案事业管理体制，取决于该国的国家管理结构形式是中央集权制的，还是联邦制的，而不取决于社会制度。中央集权制的国家一般采用集中式的档案事业管理体制。联邦制的国家多采用分散式的档案事业管理体制。
(二)集中式档案事业管理体制
是指地方档案机构接受中央档案机构的领导或监督。它可以使整个档案管理结构到达组织化和有序化。包括中国型、俄罗斯型、法国型和斯堪的纳维亚型。
(三)分散式档案管理体制
是指国家不设立档案事业行政管理机关，对档案和档案工作实行中央和地方分权管理各负其责的原则。各类档案馆仅负责管理本馆职权范围内的档案，彼此既无上下从属关系，又无法定的横向关系。包括：美国型、英国型、前南斯拉夫型、瑞士型。
外国档案馆
(一)法国档案馆的建立及其影响
1、法国国家档案馆是世界档案史上第一个对社会、对公众开放的综合性国家级档案馆。它是法国档案改革的重要成果之一。1789年7月成立了法国国民议会档案馆；1790年9月，法国国民议会颁布了国家档案馆条例，该条例规定将刚成立的国民议会档案馆改为国家档案馆。该馆实行对社会和公众开放的原则。这一文件标志着世界上第一次有了脱离机关而独立存在的综合性档案馆，以标志着国家档案馆事业的开始。
2、1794年6月颁布的穑月七日法令，赋予了国家档案馆保管国家档案和进行业务指导的双重任务，从而揭开了国家档案事业行政管理的历史。
3、法国国家档案馆的成立，首先在欧洲引起了很大震动。各国纷纷效仿法国先后建立了国家档案馆。
4、欧洲各国国家综合性档案馆的普遍建立，为档案事业建设以档案馆为主体奠定了基础。至今，世界各国的档案事业基本上都是从建设档案馆开始发展起来的。
(二)当代各国公有的和非公有的档案馆类型
公有档案馆，是指按归属权属于国家所有的档案馆，其馆藏档案是公共财产，经费由国家预算或地方预算拨给。公有档案馆由国家用法律手段或行政手段设立，其主要类型有四种：
国家(公共)档案馆、历史档案馆、机关档案馆、专门档案馆。
国家档案馆
国家档案馆是各国档案事业的主体，是各类档案馆中最重要的一·种综合性档案馆。它普遍向社会向公众开放，既为政府各机关服务，又为科研和个人服务。国家档案馆具有如下共同点：
第一，馆址：中央级国家档案馆，绝大多数都设在每个国家的首都，如美国国家档案馆设在华盛顿；加拿大国家档案馆设在渡太华；日本国立公文书馆设在东京；法国国家档案馆从1790年成立至今一直没在巴黎，等等。
第二，馆藏档案成分；大多数国家档案馆都是既收集保管历史档案，又接收保管现政权各种机关的档案，既有文书档案，又有科技档案、音像档案、照片影片档案等等。
第三，书写档案的语种：不少国家的国家档案馆收藏有用多种文字写成的档案。如印度国家档案馆收藏有用英文、印地文、梵文、波斯文、阿拉伯文、汉文、藏文等多种文字写成的档案：英国公共档案馆馆藏15世纪以前的档案多用拉丁文写成。
第四馆藏档案的归属权：不管是哪种社会制度的国家，其国家档案馆所藏档案除寄存的外，都是公共财产，归国家所有，并纳入国家文化遗产，是国家的重要信息资源。
第五，馆藏来源：国家档案馆馆藏来源的主渠道是国家政府各机关，所放历史档案都是随着政权的变化而没收和接管的。少数档案是捐赠和购买的。
不同点有二：一是隶属关系，少数国家档案馆隶属于档案事业行政管理机关，多数隶属于本国政府或其某一个部；二是名称，受历史和文化传统以及语言特点的影响，除国家档案馆外，还有公共档案馆、总档案馆、国家公文书馆等称谓。
应当指出的是，各国的国家档案馆都是终极性的、永久保存档案的场所。它们所致的档案，除非由国家决定重新划分馆藏范围或作某些调整，均不再向别处移交。同时，由于其馆藏还在不断增加，又被称为“开口”档案馆。
2、历史档宾馆
历史档案馆是一种按历史时期或历史断代设立的公有性质的档案馆。只部分国家没有这种档案馆，如日本在文部省下设立了国立史料馆(1951年成立)，负责收集和管理并接受捐赠和寄存日本近代(160－1867)档案和史料。俄罗斯联邦有它接受的前苏联的中央国家历史档案馆、古代档案馆、军事历史档案馆以及俄罗斯原有的远东国家历史档案馆。在西班牙有西曼卡历史档案馆、马德里国家历史档案馆。与国家档案馆相比，历史档案馆收藏的全都是已不存在的机关的档案和被没收的家族及历史人物的档案。从总体上说，这种档策馆的馆藏已没有固定的来源，因此被称为“闭口”档案馆。这种档案馆每年由国家提供专门经费向社会各界乃至国外征集历史档案。
3、机关档案馆
是一种国家部门性档案馆，馆藏档案虽属公有，但归部门管理。机关档案馆有两种类型：一种是终极性的，一种是非终极性的。
4、专门档案馆
主要指影片照片录音档案馆、。音像档案馆、科技档案馆以及水文、地质、气象等专业部门档案馆。
非公有档案馆，指公有以外的所有档案馆。包括集团的、宗教的、家族的、私人的等多种档案收藏机构。
一是，私人企业档案馆；20世纪初以经济档案馆的形式最早出现在欧洲，动因主要有垄断企业管理上的需要、研究经济信息的需要、对外宣传的需要等；属私有性质，一般不对外开放；
二是，教会档案馆；
三是，政党档案馆；
四是，大学档案馆；
